Mijn favoriete film over balans in werk en leven is de TedX van Nigel Marsh. Op hilarische wijze beschrijft hij zijn ideale werkdag (voor wie ongeduldig is, kijk vanaf minuut vijf). Hoewel op dit moment een ontmoeting met vrienden in de kroeg er helaas niet inzit, kun je wel meer tijd aan je gezinsleden spenderen (misschien met iets minder aandacht dan Nigel ;), maar toch).
Thuiswerken vergt van jou meer vaardigheden om je concentratie vast te houden en je energie op peil te houden. Bij thuiswerken zal je extra aandacht moeten besteden aan je planning. En daarnaast mag je niet vergeten om goed voor jezelf te zorgen! Ik zet de belangrijkste timemanagementtips voor jouw ideale thuiswerkdag op een rijtje.
Alles duurt altijd langer dan gedacht
Om een planning te kunnen maken, moet je inschatten hoelang je ergens over gaat doen. Dat is buitengewoon lastig en mensen blijken erg slecht in het inschatten van tijd. We zijn nu eenmaal niet geboren met een horloge om. In de regel duurt alles (helaas) langer dan je denkt.
Gelukkig is het inschatten van hoelang je ergens mee bezig bent wel te oefenen. Simpelweg door vaker te letten op hoeveel tijd iets je kost. Zo kun je daar de volgende keer rekening mee houden. En je leert om rekening te houden met zaken waardoor dingen langer duren dan je dacht, zoals:
- telefoontjes die tussendoor komen
- (online) vergaderingen die uitlopen
- stukken die te laat worden aangeleverd
- iets heeft meer handelingen nodig dan gedacht
- je perfectionisme
- je drive om te lang door te gaan
- ons falende geheugen waardoor we telkens vergeten hoelang we over een klus doen en regelmatig vergeten wat we ook alweer allemaal moeten doen …
Een goede voorbereiding, goed vooruitdenken welke werkzaamheden eraan komen, goed plannen en voldoende tijd reserveren geven je meer tijd en minder stress bij het thuiswerken.
Thuiswerkvalkuil
Wist je dat veel thuiswerkers de neiging hebben om te veel uren te werken? Het is een bekende valkuil bij thuiswerken en dus extra belangrijk om op te letten. Door de afstand met collega’s kun je het idee krijgen dat anderen niet zien wat je doet en dat kan je het gevoel geven dat je extra moet presteren. Bovendien zorgen het ontbreken van je vaste ritme en je vertrouwde kantooromgeving er voor dat je het gevoel van kantooruren gaat verliezen en je langer doorwerkt.
Uit je hoofd, in je agenda
Een belangrijk middel om grip te krijgen op je tijd is je agenda te gebruiken. Mogelijk gebruik je je agenda nu vooral om afspraken met anderen te noteren. Maar afspraken met jezelf om je eigen werk gedaan te krijgen, zijn minstens zo belangrijk!
Het inplannen van je werkzaamheden in je agenda zorgt ervoor dat:
- je een goed overzicht hebt van wat je moet doen
- je beter kunnen inschatten hoeveel tijd je ergens voor nodig hebt
- anderen ook inzicht hebben in hoe druk jij het hebt
- je makkelijker nee kunt zeggen tegen werkzaamheden die niet in je planning passen
- je een betere focus hebt op wat je echt moet doen
- je meer werk gedaan kan krijgen.
Krijg je de kriebels van een te strakke, rigide planning? Is dat echt zo of vertel je jezelf graag dat plannen niet bij je past? Misschien is het je gewoon nog nooit echt gelukt om je agenda goed te gebruiken. Geeft niets, het hoeft niet perfect te gaan en je hebt elke dag de kans om het opnieuw te proberen. Houd in ieder geval rekening met jouw flexibele manier van werken: plan niet te veel en houd ruimte over voor onverwachte zaken.
Combinatie werk en privé
Je agenda gebruik je voor je werkzaamheden, maar wellicht heb je daarnaast ook nog een privéagenda of een familieplanner. Zeker nu werk en privé meer door elkaar lopen dan ooit, is het goed om deze verschillende agenda’s of planningen goed naast elkaar te leggen. Kijk naar:
- wat zijn mijn (thuis)werkuren
- het inplannen en verdelen van klussen in en om huis
- wanneer zorg ik voor anderen (kinderen, familie, buren, enz.)
- wanneer zorg ik voor mijzelf: pauze, bewegen, enz. Wees lief voor je naasten, maar vergeet jezelf niet!
Heb je genoeg dingen ingepland waar je energie van krijgt? Die je batterij opladen en die je vrolijk maken. Bellen met familie, buiten wandelen, even dansen op je favoriete nummer, vogels kijken, kokkerellen. Al het thuis zijn, vraagt veel van onze creativiteit, maar ik weet zeker dat je dingen kunt verzinnen die je positief de dag door helpen.
Doe voldoende leuke dingen, zorg voor ontspanning en plan ruim. Zo kun je goed voor jezelf en de mensen om je heen zorgen.
Hier lees je meer over hoe ik jou kan coachen in het verlagen van je werkdruk en stress – ook op afstand.
Door Annemiek Tigchelaar
