De werkdruk in het onderwijs is vaak in het nieuws. Het kabinet heeft extra gelden uitgetrokken voor het aantrekken van extra (ondersteunend) personeel, wat in de huidige arbeidsmarkt een lastige opgave is. Aan andere zaken, zoals het verlagen van de administratieve lasten voor onderwijzend personeel, of het efficiënter inrichten van het onderwijs wordt maar weinig gedaan, zo blijkt uit de enquête. En dat terwijl bijna twee derde van de respondenten aangeeft dat de werkdruk regelmatig tot vaak van invloed is op de kwaliteit van de lessen. De hoogste tijd om op een rij te zetten wat er dan wel helpt. Wacht niet langer tot anderen je werkdruk verlagen, maar ga zelf aan de slag met onderstaande tips!

Ik kom uit een echte ‘onderwijsfamilie’. Mijn opa begon een school voor speciaal onderwijs in Epe; nog altijd staat daar de naar hem vernoemde van der Reijdenschool. Alle vier zijn kinderen en later meerdere kleinkinderen zijn gaan werken in het onderwijs, al zag ik ook dat niet iedereen dat volhield. Vroeger konden onderwijsprofessionals met een VUT- of vroegpensioenregelingen vervroegd uitstromen. Die luxe is er nu helaas niet meer en in dit onderzoek wordt dan ook de zorg uitgesproken over hoe dit werk vol te houden is tot de pensioendatum.
Ruim een derde van de respondenten is bang dat de huidige werkdruk op den duur niet meer werkbaar is. Het onderwijs werd lang gezien als een roeping en een baan voor het leven. Dat is al lang niet meer zo en wanneer je gaandeweg je passie en werkplezier verliest, wordt volhouden erg lastig. Voor mij de hoogste tijd om te onderzoeken wat er wel helpt om je werkdruk te verlagen en werkplezier te verhogen. Ik geef je hierbij mijn beste tips.

1)   Beheers je administratie

De beste oplossing om je werkdruk ter verlagen is het verlagen van de administratielast, zo vindt maar liefst 58% van de respondenten. Helaas blijkt ook dat slechts 6% van de scholen hier daadwerkelijk iets aan doet. Je zal dus zelf moeten zorgen dat je handiger en sneller die administratieve rompslomp verwerkt. Ik merk vaak dat een deel van het onderwijzend personeel heel handig is met planningen en computers, maar voor anderen is het een crime. Misschien ben jij zo iemand die echt koos voor het werken met kinderen en niet voor werken met een beeldscherm? Dat snap ik. En je kan natuurlijk niet overal goed in zijn, maar je kunt je wel ontwikkelen en bekwamen in efficiënter werken. De volgende tips helpen je.

  a)     Zorg voor overzicht in je klussen

Als er iets helpt bij efficiënt werken dan is het overzicht. Helder hebben wat je precies moet doen vandaag en wat er van je verwacht wordt, is de basis van goed timemanagement. Om je taken op orde te krijgen gebruik je een takenlijst. Zie een takenlijst als een boodschappenlijst: je hoofd kan niet alles onthouden en als je er geen gebruikt, is de kans groot dat je met de verkeerde producten thuiskomt. Zo is het ook in je werk. Zonder goed takensysteem is de kans groot dat je de verkeerde dingen doet en niet afmaakt wat er eigenlijk belangrijk is voor vandaag.

  b)    Bekwaam je in Outlook

Niet goed werkende ICT-systemen en het moeten werken met vele of omslachtige computerprogramma’s wekken steevast tot ergernis, zo ook binnen het onderwijs. Vaak kun je ergernissen voorkomen en tijd winnen als je zelf goed leert werken met deze programma’s. Verdiep je in het sneller verwerken van je e-mail, zo lees je hier over het op orde krijgen van je inbox. Of kijk eens met een handige collega mee.

  c)     Goed plannen

Maar liefst 71% van de respondenten werkt wekelijks tot zelfs dagelijks over. Zaak dus om je tijd goed in de gaten te houden. En dat begint met een goede agenda. Werk je het liefste op papier, koop dan een grote agenda op A4 formaat waarin je goed kunt noteren wat je wanneer moet doen. Maak dus een goede planning, waarin je al je activiteiten opneemt. En bedenk: je hebt maar een beperkt aantal uur. Je kunt niet alles doen. En dat hoeft ook niet.

Begrens je werktijd, houd een duidelijke eindtijd voor ogen en ga dan naar huis. Want over overwerken kan ik heel duidelijk zijn: het hoort niet en het zou niet nodig moeten zijn. Ernstige uitzonderingen in absolute crisissituaties daargelaten hoort je werk in jouw werkuren te passen. De smoes dat overwerken erbij hoort, is absurd. Je krijgt in een winkel ook niet meer dan afgesproken, je krijgt ook niet meer salaris dan afgesproken en jouw werkgever krijgt dus ook niet meer van jou dan afgesproken. Basta! (Maar ja, ik heb makkelijk praten, ik sta niet in jouw schoenen.) Meer tips tegen overwerken vind je hier.

2)   Beperk je niet-lesgebonden taken

Op de vraag ‘wat zie jij als oplossingen om je werkdruk te verlagen die jij ZELF zou kunnen nemen?’ kwam een overweldigend nummer één antwoord. Maar liefst 80% antwoordde: leren vaker nee te zeggen of mijn grenzen aan te geven. Gevolgd door ‘leren dat ik niet alles perfect hoef te doen en ‘leren me minder druk te maken en mijn werk los te laten’ met beide 44%.

Goed, leren nee-zeggen dus, niet te veel werk of hooi op je vork nemen en niet overal enthousiast inspringen.  Misschien heb je een passie voor je vak of ben je erg betrokken? Daar is op zich niets mis mee, maar door een groot hart voor de school waar je werkt, trek je al gauw meer werk naar je toe dan strikt noodzakelijk. Collegiaal zijn is heel fijn, maar je kunt niet de problemen van al je collega’s of van alle leerlingen oplossen. Leer te zien wat er bij jou hoort en wat niet. Stop je energie in de juiste dingen, die geven vaak ook het meeste resultaat. Stop met je bezig te houden met zaken die niet bij jou horen. Nee zeggen en je grenzen aangeven gaan makkelijker als je inzicht hebt in wat je moet doen en wat écht belangrijk voor je is. Zorg dus dat je je prioriteiten helder hebt. Blijf je het lastig vinden? Ontwikkel dan je assertiviteit en je vermogen om voor je eigen belang op te komen.

Niet ergeren, maar leren
Dat ergeren niet productief is, is wel duidelijk. Gelukkig kun je vaak iets aan ergernissen doen: door dingen te leren. En je weet: je bent nooit te oud om te leren!

• Erger je niet aan trage computersystemen, maar verdiep je in hoe je er efficiënter mee kunt werken.
• Erger je niet aan die lastige of irritante collega, maar leer hoe je handiger kunt samenwerken.
• Ga niet gebogen onder de opgelegde werkdruk, maar leer hoe je je werkdruk zelf kunt verlagen (en kun je hier wel wat hulp bij gebruiken, stuur me dan gerust een e-mailtje.

3)   Deel meer met elkaar

Als leerkracht dreigt het gevaar dat je op je eigen eilandje blijft zitten, in je eigen vertrouwde klaslokaal. Zo zonde, want veel oplossingen om je werkdruk te verlagen liggen juist in het samen delen. Ik geef enkele voorbeelden:

  a)     Besprek met elkaar je problemen en je werkdruk

De werkdruk vaker bespreken en beter bespreekbaar maken, ziet 37% als een oplossing die jouw school zou kunnen nemen om de werkdruk te verlagen. Helaas geeft slecht een op de vijf respondenten aan dat dit daadwerkelijk gebeurt. Hier is dus gemakkelijk winst te behalen. Bespreek de werkdruk vaker met je collega’s, je leidinggevende en geef het een vaste plek in het werkoverleg. Dat kan bijvoorbeeld door iedereen zijn ‘werkdrukrapportcijfer’ laten delen tijdens het overleg: hoe hoog was jouw werkdruk de afgelopen periode? Dat geeft een concreet meetpunt om te praten over dalingen, stijgingen en verschillen.

  b)    Vraag vaker een collega om hulp

Ruim een derde van de respondenten geeft aan te moeten leren dat je niet alles alleen hoeft te doen en dat je vaker een collega om hulp mag vragen. Vragen staat vrij toch?

  c)     Zoek hulp bij problemen met zorgleerlingen

De werkdruk is de afgelopen jaren onder andere toegenomen door het hogere aantal zorgleerlingen, zo zegt de helft van de deelnemers aan de enquête. Nou is daar helaas niet zo veel aan te doen, dus bekijk vooral wat je wél kunt doen. Vraag meer hulp van collega’s of de intern begeleider. Deel tips en ideeën met elkaar en bekwaam je in meer kennis en vaardigheden om jouw leerlingen goed te kunnen begeleiden.

  d)    Deel lesmaterialen met elkaar

Een van de genoemde suggesties in de enquête was om meer onderwijsmateriaal te delen. Ik vind dat een hele mooie optie. Gelukkig zijn er online meerdere platforms waar lesmateriaal wordt gedeeld en ook op Facebook worden er in vele groepen ideeën uitgewisseld. Zo werkte mijn broer, die biologie docent is, mee aan biologiepagina.nl.  Ook binnen je eigen school zou er een plek moeten zijn om onderwijsmateriaal te borgen en te delen, bijvoorbeeld in een online bibliotheek of in een specifieke map op een gezamenlijke netwerkschijf.

4) En verder: loslaten en accepteren

Hopelijk hebben bovenstaande tips je al een heel eind op weg geholpen. Heb je het nog steeds te druk, probeer dan te kijken of je het echt te druk hébt (ga dan terug naar stap drie en bespreek het met je collega’s of je leidinggevende) of dat je je vooral te druk máakt. Vaak maak je je in je hoofd drukker dan noodzakelijk is. Laat het los. Ik weet het, dat is reuze makkelijk gezegd, maar oh zo moeilijk om te doen.

Misschien hoor je zo’n stemmetje in je hoofd dat je vertelt dat je nog meer moet doen, dat je het beter moet doen, dat je het niet kunt maken om nee te zeggen of om naar huis te gaan voordat het af is. Want wat zullen ze wel niet van je denken! Herkenbaar? Deze overtuigingen belemmeren je en ze staan verandering in de weg. Als je de stemmetjes nader onderzoekt door er even bij stil te staan, blijken ze vaak helemaal niet waar te zijn. Bevrijd je ervan om goed voor jezelf te kunnen zorgen en om te kunnen zorgen voor een goede werk-privé balans!

Meer tips of contact?

Ik ben Annemiek Tigchelaar van Werkdrukverlager. Ik gaf reeds coaching en training over efficiënt werken en grip op stress op vele basisscholen, middelbare scholen, Mbo’s en Universiteiten. Zoek je meer tips om zelf mee aan de slag te gaan, dan helpt mijn boek Grip op je stress je verder. Liever persoonlijk contact? Plan nu een afspraak in voor een vrijblijvende, online kennismaking, graag tot binnenkort!

* De enquête over werkdruk in het onderwijs is uitgevoerd in het najaar 2021 onder 71 werknemers uit het basis- voortgezet- en beroepsonderwijs. 80% van de respondenten was tussen de 30 en 60 jaar oud. De volledige onderzoeksresultaten zijn op te vragen via info@werkdrukverlager.nl.