Wat is efficiënt werken?

Hoe werk je zo efficiënt mogelijk? Als je de juiste dingen, op het juiste moment en op de juiste manier doet, dan werk je efficiënt én effectief. In deze blog leg ik je het verschil tussen efficiënt en effectief werken uit. En laat ik je zien hoe je zo veel mogelijk uit je dag kunt halen. 

Vaak worden de begrippen efficiënt en effectief werken door elkaar gehaald. Effectief gaat over het bereiken van je doel, dat je het gewenste effect behaalt, maar staat los van de manier waarop je dat doet. Efficiënt betekent dat je met zo min mogelijk inspanningen of energie zo veel mogelijk bereikt, dus dat je dingen op een zo handig mogelijke manier doet. Helaas heeft heel efficiënt werken weinig zin als je met de verkeerde dingen bezig bent. Zo zou je heel efficiënt je oud-papierbak kunnen sorteren. Dan werk je dus wel efficiënt, maar niet effectief.
Om de goede dingen te kunnen realiseren, dus effectief te kunnen werken, moet je eerst weten welke doelen je wilt behalen. Hierna kun je proberen deze doelen zo efficiënt mogelijk te realiseren. Ik laat je zien wat daarbij komt kijken.

Een goed begin is het halve werk. Zonder een gezond lichaam en een rustige geest kun je niet goed presteren. Zorg voor voldoende rust en goede brandstof zodat je lichaam en hoofd goed hun werk kunnen doen. Zorg vervolgens voor een prettige werkplek die past bij je werkzaamheden van vandaag. Samen op kantoor of in alle rust thuis. Een fijne stoel, een lekker kopje koffie, een opgeruimd bureau, rust om je heel en een computer die behoorlijk werkt. Het lijkt zo simpel, maar het is cruciaal om goed te kunnen presteren en efficiënt te kunnen werken.

Als er iets help bij efficiënt werken dan is het overzicht. Helder hebben wat je precies moet doen vandaag en wat er van je verwacht wordt, is de basis van goed timemanagement. Om je taken op orde te krijgen gebruik je een takenlijst. Zie een takenlijst als een boodschappenlijst: je hoofd kan niet alles onthouden en als je er geen gebruikt, is de kans groot dat je met de verkeerde producten thuiskomt. Zo is het ook in je werk. Zonder goed takensysteem is de kans groot dat je de verkeerde dingen doet en niet afmaakt wat er eigenlijk belangrijk is voor vandaag.
Gebruik één takenlijst, liefst digitaal. Bijvoorbeeld de functie Taken in Outlook, of een app zoals Todoist of Microsoft To Do. Deze zijn te gebruiken op al je apparaten (pc, telefoon, tablet) en kunnen integreren met Outlook. Lees ook over de gouden timemanagement regel.

Vroeger luidde het devies: Rust, Reinheid, Regelmaat. En zo gek was dat nog niet. Ritme geeft rust. Dat is ook in je werk zo. Als je bepaalde werkzaamheden op een vast moment in de week doet, hoef je je daar de rest van de week geen zorgen meer om te maken. Door vaste werkzaamheden een vast moment in de week te geven, krijg je:

• overzicht in je werkzaamheden
• voldoende tijd voor je werkzaamheden
• ritme in je werk
• meer rust
• grip op je tijd en timemanagement

Natuurlijk, ik hoor je denken, er komt altijd van alles tussen door. Ik weet het. De dagelijkse praktijk is weerbarstig. Maar zie zo’n vast rooster als een soort kapstok waar je je werkdag aan op hangt. Het is je basis om efficiënt te kunnen werken. Natuurlijk kunnen er zaken tussendoor komen, maar je kunt altijd weer terug keren naar je basis. Wil jij ook ritme in je werk? Plan dan vaste werkzaamheden in je digitale agenda in met een Terugkeerpatroon. Denk aan vaste tijden voor het afhandelen van je e-mail, grote projecten of vaste (administratieve) werkzaamheden, vaste momenten voor overleg en natuurlijk je pauzes.

Bij efficiënt werken wordt vaak gedacht aan handiger of sneller werken. Wellicht heb je baat bij een cursus snellezen of snel typen, maar ik vrees dat dat maar geringe winst oplevert. Wat wel veel tijdwinst kan opleveren, is het goed leren werken met je computerprogramma’s. Ben je handig genoeg met Excel, jullie eigen computerprogramma’s of ken je alle handige functies in Outlook? En gebruik je sneltoetsen om bijvoorbeeld snel tussen beeldschermen te kunnen wisselen (Alt+Tab)? Als je met je rechterhand je muis gebruikt en met je linkerhand sneltoetsen kunt gebruiken, kun je efficiënter werken. Bespreek eens met collega’s of zij handige foefjes in jullie werkzaamheden of computerprogramma’s hebben ontdekt, samen weet je meer!

Efficiënt en geconcentreerd werken: doe wat je moet doen, doe één ding tegelijk en maak af waar je aan begon.

Afleidingen van buitenaf zoals telefoon of binnenkomende berichtjes, maar ook afleiding van binnenuit (storende gedachten in je hoofd), vragen om je aandacht. Gedurende de dag word je talloze malen onderbroken in je concentratie. Terwijl je net lekker bezig was, hoor je een piepje van een nieuw e-mailbericht of een whatsappje, komt er een collega binnenlopen of gaat de telefoon. Elke onderbreking verstoort voor 7 tot 15 minuten je concentratie. Zelfs als je het bericht niet leest en probeert door te werken, daalt je concentratie, want een deel van je hersenen is erg nieuwsgierig naar dat nieuwe bericht.

De gevolgen van deze onderbrekingen zijn groot. Zo heb je eerder het gevoel drie dingen tegelijk te doen, meer moeite met concentreren en is het moeilijk om werkzaamheden af te ronden. Door alle onderbrekingen neemt de productiviteit af en neemt de onrust in jouzelf toe. Bovendien kunnen onze hersenen niet zo goed onderscheid maken tussen belangrijke en niet-belangrijke zaken: alle prikkels krijgen net zo veel aandacht. Je zult zelf heel bewust moeten kiezen wat je wel aandacht geeft en wat niet. Hierbij helpt het als je weet wat voor jou belangrijk is, zodat je aan de juiste zaken aandacht kunt geven. Verminder de verleidingen om je heen. Zet je e-mailnotificatie uit en zet je telefoon op stil (zonder trillen) of nog beter: uit, wanneer je geconcentreerd wilt werken. Of spreek bijvoorbeeld met collega’s af om bij toerbeurt de telefoon te beantwoorden, zodat jullie om de beurt efficiënt kunnen doorwerken.

Eenmaal gestart met je werk liggen er uitdagingen op de loer die je efficiëntie bedreigen. Hoe hou je je energie op peil? Zorg ervoor dat je je energie goed over de dag verdeelt en neem geregeld een pauze of gezonde snack. Ook wat frisse lucht en beweging tussendoor zorgen ervoor dat je fris en geconcentreerd blijft. Lees hier verder over Meer pauze voor minder stress en meer productie.

Heel veel succes! Wil jij ook efficiënter werken? Hep je hulp nodig bij het overzicht creëren, handiger werken, voldoende pauze nemen of werken met meer concentratie? Ik help je graag! Hier lees je hoe ik je kan helpen als stress coach of professional organizer.

Door Annemiek Tigchelaar – deels uit het boek Grip op je stress