Hoe komt het toch dat mensen zo veel moeite hebben met plannen? Wat maakt timemanagement zo moeilijk? En waardoor duurt alles langer dan je denkt? Ik geef je 5 redenen waarom de tijd vliegt en goed plannen zo lastig is, zodat jij je tijd beter kunt managen. Herken je ze?
1) Geboren zonder horloge
In mijn lezingen vertel ik vaak dat we niet geboren zijn met een horloge om. Tijd in de zin van uren en minuten is ongeveer 4500 jaar geleden ‘uitgevonden’. De eerste klok deed echter pas zijn intrede in de 17de eeuw. Sinds de industrialisering, toen mensen moesten in- en uitklokken in de fabriek, leven we met klokken en horloges. We leven dus betrekkelijk kort met kloktijd. Geen wonder dat we zo slecht zijn in het inschatten van de tijd, dat is één van de redenen dat het maken van een planning – het inschatten van uren en minuten – zo lastig is voor jou als mens, maar er speelt meer.
2) Interne klok
Naast de tijd op de klok heb je ook een interne klok, deze geeft je een gevoel van tijd, maar is niet zo nauwkeurig. Zo heb je soms het gevoel dat de tijd kan vliegen, terwijl andere momenten de tijd lijkt te kruipen. Je innerlijke klok is je klok waarmee je het verstrijken van de tijd ervaart. Waarmee je de tijd vóelt. En hoe je de tijd ervaart verschilt van uur tot uur of zelfs van minuut tot minuut. Einstein wist dat al: “Als we twee uur in het gezelschap van een leuk meisje doorbrengen, hebben we het gevoel dat er pas twee minuten voorbij zijn; als we twee minuten op een gloeiend hete kachel zitten, hebben we het gevoel dat het twee uur heeft geduurd.”
Ook uit recent onderzoek blijkt dat we als mens geen interne stopwatch hebben. Wel hebben we een goed gevoel voor ritme of timing, dat we gebruiken bij het maken van muziek, maar ook bij bewegen of sporten. Een uitgebreid netwerk van samenwerkende neuronen stuurt je proces van tijdsmeting.
Zie hier de reden dat dingen langer duren dan je denkt!
3) Geheugen
Er is nog een reden waarom de tijd voorbij lijkt te vliegen: ons geheugen kent geen tijd. De hersenen slaan van een gebeurtenis allerlei facetten op: gevoel, met wie je was, plaats, kleur of geur. Maar niet wanneer het was of hoelang het duurde. Denk bijvoorbeeld terug aan een lange autorit die je een tijd geleden hebt gemaakt. Je weet je wellicht nog vaag wat bijzonderheden te herinneren, je vertrek, een tankstop of je aankomst, maar de tijd ertussenin ben je kwijt. Je kunt je niet meer herinneren hoe lang de rit precies duurde, dat kun je alleen maar inschatten aan de hand van opgedane kennis (je wéet hoe lang de rit duurde, maar je herinnert je het niet). Het geheugen houdt geen agenda of dagboek bij, dat moeten we zelf doen. In onze herinnering zijn stukken tijd weggevallen, daardoor denken we dat het onze niet zoveel tijd kostte. En daardoor nemen we een volgende keer te weinig tijd voor eenzelfde klus. We schatten tijd vaak te positief in! Zie hier de reden dat dingen langer duren dan je denkt! Maar je kunt, door er goed op te letten, een steeds beter beeld krijgen van hoe lang je over iets doet. Kostbare kennis om een goed planning te maken!
4) Tijdsoriëntatie
Tijd is een democratisch gegeven – het is voor iedereen evenveel, namelijk 24 uur per dag. Hoe komt het dan dat de één meer bereikt op een dag dan de ander? Je moet daarvoor allereerst weten wat je tijdoriëntatie is. Philip Zimbardo heeft hierover een interessante theorie ontwikkeld. Hij ontdekt dat mensen een verschillende beleving van tijd hebben, tijdsoriëntatie noemt hij dat. Een deel leeft voor het gevoel met name in het verleden. Dat kan op een positieve manier zijn, door je de leuke dingen te herinneren en familietradities in ere te houden, of op een negatieve manier, door je te focussen op wat er fout is gegaan. Een deel leeft voor het gevoel of in gedachten in het heden, op hedonistische wijze met een ‘pluk de dag’-mentaliteit zonder je bezig te houden met consequenties, of op fatalistische wijze door te denken dat we gedoemd zijn en je toch niks kunt veranderen aan wat er gebeurt. De laatste groep leeft in de toekomst, waarbij de positieve mensen vooruitdenken en plannen maken en de negatievelingen zich richten op het leven na de dood. Je tijdoriëntatie verklaart waarom sommige mensen altijd te laat komen (leven in het heden) of juist sterk bezig zijn met dingen plannen (leven meer in de toekomst). Als je je eigen tijdoriëntatie kent en die van de mensen om je heen, begrijp je jezelf en elkaar beter. Dit kun je gebruiken om beter om te leren gaan met je tijd en een planningswijze te zoeken die bij je past.
5) Werkdag gaat door de versnipperaar
De hedendaagse maatschappij maakt het echter moeilijk om te plannen, doordat alles steeds sneller gaat. Nog maar weinig mensen hebben hun hele leven dezelfde baan, partner en huis. Vaste ritmes vervagen. We worden continu gestoord, door e-mails, internet, whatsappjes, enzovoorts. Je kunt nu wel iets plannen, maar dat kan morgen alweer achterhaald zijn. Je werkdag gaat door de versnipperaar: in plaats van één project doe je nu eens dit en dan weer dat. Effectief te tijd gebruiken wordt hierdoor steeds lastiger. Houd in je planning rekening met tijd voor ad-hoc zaken en onderbrekingen, die horen er nou eenmaal bij tegenwoordig. (Lees verder over minder onderbrekingen.)
Je ziet dat er veel speelt bij het maken van een prettige planning die voor jou werkt. Timemanagement helpt je om daar efficiënt mee om te gaan. Heb je een zetje in de goede richting nodig? Bekijk onze mogelijkheden rond stress coaching.
Door Annemiek Tigchelaar
