Zachte heelmeesters maken diepe wonden. Hier moest ik aan denken terwijl ik Alice coachte. Zou dit misschien ook gelden bij timemanagement, zo vroeg ik mij af. Kun je met kleine ingrepen je timemanagement probleem de baas worden, of zijn er grovere stappen nodig? Om echt tijd te winnen, zal je fundamentele keuzes moeten maken rond het inrichten van je werk en leven.
Al een tijdje coachte in Alice, een senior juriste, in het plannen en prioriteren van haar werkzaamheden. We hadden een uitgebreid overzicht gemaakt van al haar werkzaamheden, vaste en tijdelijke projecten. Van inkoopcontracten, het klantenportaal tot het opleiden van collega’s; alles was overzichtelijk weergegeven. Al gauw werd duidelijk dat Alice 50% meer uren zou moeten maken om al haar werkzaamheden elke week af te krijgen. Maar alle klussen waren leuk, interessant en niet overdraagbaar aan een van haar collega’s: zij moest en wou echt alles zelf doen!
Efficiënter werken is niet altijd de oplossing
Natuurlijk zag ze zelf in dat dit, zelfs met de beste wil van de wereld, niet ging passen. Ik kan haar leren efficiënter te werken, e-mail sneller te verwerken, betere keuzes te maken en meer concentratie vast te houden, maar mijn trukendoos houdt een keer op. Met meer snelheid en efficiënter werken konden we haar timemanagementprobleem niet oplossen. En al deze werkzaamheden in de beschikbare uren toveren, dat lukt zelfs mij niet.
De kaasschaaf-methode
Weten is één ding, er naar kunnen en vooral willen handelen is iets heel anders. Nog niet bereid tot échte oplossingen probeerde Alice de kaasschaaf-methode: een beetje werk delegeren, een beetje werk maanden vooruit schuiven, een beetje werk gewoon niet meer doen. Overal werd een klein plakje afgesneden. En op allerlei manieren werd er geschoven om te proberen tijd te winnen. Alle kleine beetjes helpen een beetje, maar niet genoeg om haar werkzaamheden goed te laten passen in de tijd.
Tijd voor het hakmes
En toen? Ineens viel het kwartje. Met pijn in het hart had Alice besloten om een van haar grotere projecten af te stoten. De kaasschaaf had niet geholpen, het was tijd voor een serieuze ingreep middels het hakmes. Door samen overzicht te creëren in al haar werkzaamheden, verkreeg ze meer inzicht in welke werkzaamheden er voor haar echt toe deden. Ze kon pas echt tijd winnen door deze fundamentele keuze te maken. Even lastig, maar daardoor kon ze haar overige werkzaamheden beter en vooral met veel plezier en energie doen. Niet onbelangrijk!
Geen timemanagement maar zelfmanagement
Met timemanagement ben je vaak bezig met een kaasschaaf: op verschillende terreinen leer je zaken efficiënter en sneller aan te pakken om her en der wat tijd te winnen. Veel belangrijker is zelfmanagement: leren de keuzes te maken die je écht helpen om te leven zoals jij dat wilt! Vaak heb je in je leven vele ballen hoog te houden of vervul je vele rollen. Maak voor jezelf eens inzichtelijk welke ballen dit zijn en welke je zou kunnen (of mogen) laten vallen. Zo win je echt tijd en dat geeft je veel lucht!
Door Annemiek Tigchelaar
