Je e-mail gemakkelijk en snel verwerken, gaat het beste als je de mogelijkheden van Outlook ten volle benut. Outlook heeft veel handige functies, maar je moet ze maar net even kennen. Ik onthul er een paar voor je.
-
Maak je takenlijst zichtbaar onder je agenda
Het toppunt van overzicht: je agenda en je takenlijst in een oogopslag kunnen zien. Dat kan door onder je weekagenda je takenlijst zichtbaar te maken. Ga in Outlook naar je agenda en zet die op week. Selecteer in menu Beeld vervolgens Takenlijst vandaag en zet die op Normaal. Nu zie je onderin je agenda je takenlijst. Zorg ervoor dat je takenlijst op orde is en je aan je taken een passende einddatum hebt gekoppeld, dan zie je heel duidelijk wat je vandaag, morgen of de dagen erna moet doen.
-
Afspraken automatisch kleuren
Stel je maakt een nieuwe afspraak in je agenda aan, dan zou het makkelijk zijn als deze afspraak automatisch de gewenste kleur krijgt. Zo krijg je in je agenda meer overzicht. Outlook kan afspraken die een bepaald woord bevatten vanzelf een kleur geven. Woorden als ‘vergadering’, ‘privé’ of ‘klant’ zijn heel geschikt. Dat stel je in in menu Beeld, dan ga je naar Weergave instellingen en kies voor Voorwaardelijke opmaak. Kies voor Toevoegen en geef een naam en kleur in. Klik op Voorwaarde en geef een specifiek woord in. Je kunt meerdere woorden invoegen, scheid ze dan met een puntkomma.
-
CC-berichten in een andere kleur ontvangen
Een variatie op de vorige tip is dat je nieuwe e-mails die je ontvangt in een andere kleur kunt weergeven in je inbox. Als je in je inbox staat, ga je naar Beeld, dan ga je naar Weergave instellingen en kies voor Voorwaardelijke opmaak. Kies voor Toevoegen, geef een naam in en kies bij Lettertype voor een andere kleur. Klik op Voorwaarde. Vink het vakje ‘Ik ben’ aan en kies voor Ik ben een van meerdere personen op de CC regel.
-
Standaardteksten gebruiken
Typ je vaak dezelfde stukken tekst? Sla ze dan op en gebruik ze gemakkelijk een volgende keer. Open een nieuwe e-mail en typ een stuk tekst. Selecteer de tekst en ga naar Invoegen. Selecteer Snelonderdelen en klik op Selectie opslaan in galerij Snelonderdelen. Kies in een nieuwe e-mail uit de standaardteksten in je galerij.
-
Zet alle notificaties uit
Waarschijnlijk mijn meest favoriete tip: zet alle notificaties uit die je ziet of hoort als je een nieuw e-mailbericht ontvangt. Zo werk je een stuk rustiger. Ga via Bestand naar het menu opties (altijd interessant om eens door dit menu te wandelen). Kijk onder E-mail bij Ontvangst van bericht en vink alle opties uit.
-
Snelle stappen
Heb je al geëxperimenteerd met Snelle stappen? Veel mensen zijn er dol op. Het is een middel om een soort sneltoetsen te maken voor het afhandelen van jouw e-mail. Zo maak je een sneltoets voor het verplaatsen van je mail naar een map. Of om van een e-mail een taak of agenda item te maken. Probeer het eens, het wijst zichzelf.
-
Gebruik regels
Van regels maken in Outlook heb je vast al eens gehoord. Hoe zat het ook al weer? Stel je wilt nieuwsbrieven of reclamemails die je ontvangt automatisch verplaatsen naar een map, dan stel je een regel in. Ga op de e-mail staan, klik op de rechtermuisknop en selecteer Regels en vervolgens Regel maken. Vink het vakje Van…. aan en kies onderaan de juiste map. Easy!
-
Snel opruimen met de map Archief
De snelste manier om je inbox op te ruimen? Maak één map, bijvoorbeeld Archief 202x, en sleep alle mails uit je inbox waar je niets meer mee hoeft te doen naar die map. Meestal kun je alle mails ouder dan twee weken verslepen. Dat ruimt lekker op! Misschien heb je liever meer mappen? Dat mag natuurlijk, maar dit scheelt je veel tijd en zoekwerk, want je weet nu precies in welke map je e-mails zitten ;). In deze blog lees je meer over je inbox snel opruimen.
Meer inspiratie nodig om handig te werken met Outlook? Bekijk onze mogelijkheden rond persoonlijke coaching.
Door Annemiek Tigchelaar
