Met het ontvangen van zo’n 50 tot 100 e-mails per dag, ontvang je al gauw honderden e-mails per week. Als je dat even niet bijhoudt of als je op vakantie bent geweest is dat snel een onoverzichtelijke lijst. Al vanaf 15 e-mails in je inbox verlies je overzicht op berichten. Tijd dus om schoon schip te maken en je inbox leeg te maken. Deze stappen helpen je naar een lege inbox in Outlook.
De AAA-regel
Bij elke ontvangen e-mailbericht sta je voor de keuze wat je er mee wilt doen. Gelukkig is het aantal beschikbare keuzes beperkt. Er zijn maar drie mogelijkheden. Bedenk bij elk ontvangen e-mailbericht welke optie passend is:
1) Afdanken – delete direct nutteloze e-mails
2) Archief – e-mail die je wilt bewaren sla je op in de juiste map, of in 1 map Archief
3) Actie – e-mail die een actie vergen organiseer je in je takenlijst of agenda
Deze vuistregel heet de AAA-regel en is door de drie a’s makkelijk te onthouden! Hoe sneller je besluit welke A van toepassing is op je e-mail, hoe sneller je je e-mail verwerkt.
Nu de volle inbox aanpakken
Zo pak je stap voor stap je inbox vol e-mails aan:
1) Met berichten ouder dan twee weken hoef je waarschijnlijk niets meer te doen. Selecteer alle berichten ouder dan twee weken en sleep ze naar de map Archief of maak voor deze opruimactie een map ‘Oude inbox’. In deze map kun je alle berichten weer terug vinden, mocht dat nodig zijn.
– Klik op Ontvangen om de oudste berichten bovenaan in de inbox te plaatsen.
– Selecteer het bovenste bericht.
– Scroll naar beneden naar een bericht van twee weken geleden.
– Houd SHIFT ingedrukt terwijl je dit bericht aanklikt.
– Nu zijn alle berichten ouder dan twee weken geselecteerd en kun je ze naar de juiste map slepen.
2) De overgebleven berichten in je Outlook inbox zal je handmatig moeten opruimen. Hierbij kan het prettig zijn om het leesvenster aan te zetten. Hierdoor hoef je niet elk bericht te openen om de inhoud te kunnen zien, maar zie je direct de tekst van het bericht. In het menu ga je naar Beeld > Leesvenster > kies voor Rechts of Onder
3) In het postvak IN staan de berichten normaal gesproken geselecteerd op Ontvangen. Door te spelen met de weergave (staat standaard op Datum) kunnen de berichten handig worden gesorteerd op Van of Onderwerp. Zo kun je gemakkelijk alle berichten van één afzender of met één onderwerp bij elkaar zetten, selecteren en verwerken. Zo selecteer je in één keer bv alle berichten van Facebook, een collega of over een bepaald onderwerp.
Misschien vind je het handig om hierbij het ‘Weergeven in groepen’ aan te zetten. Hierdoor krijgt je Postvak diverse kopjes met daartussen lege regels (bijvoorbeeld: Datum: vandaag; Datum: gisteren, enz.). Dit maakt de lijst soms beter leesbaar. Ga in het hoofdmenu naar Beeld > Rangschikken op en vink Weergeven in groepen aan.
4) De resterende berichten zal je stuk voor stuk moeten doorlopen. Gebruik daarbij de AAA-regel.
Heb je een zetje in de goede richting nodig of wil je je e-mailvaardigheden verbeteren? Bekijk onze mogelijkheden rond Grip op je e-mail trainingen.
Door Annemiek Tigchelaar – deels uit Grip op je e-mail.
