Voor- en nadelen van NEE zeggen

Als ingaat op het verzoek van een collega krijg je daar mogelijk complimenten en waardering voor terug en dat geeft je natuurlijk een goed gevoel. Daarentegen ben je misschien vaker moe en heb je moeite je eigen werk af te krijgen. Op de lange termijn houd je dit niet vol en loeren de gevaren van stress.

Hoe zou het zijn om vaker nee te zeggen? Ik zet de voor- en nadelen voor je op een rijtje. Wat argumenten wegen voor jou het zwaarst?

Assertiviteit

NEE kunnen zeggen heeft te maken met assertiviteit. Met je vermogen om voor je eigen belang op te komen. Minder assertieve mensen zijn geneigd zichzelf weg te cijferen en meer in het belang van anderen te handelen.

as·ser·tief bn zelfbewust, zelfverzekerd

Test je assertiviteit

Herken je je in de volgende stellingen? Welke punten verdienen extra aandacht?

• Ik zeg NEE als het me te veel is.
• Ik deel mijn mening.
• Ik uit kritiek, ook naar anderen.
• Ik neem deel aan discussies.
• Ik ken mijn grenzen.
• Ik geef mijn grenzen aan.
• Ik ken mijn behoeften.
• Ik vraag zonder moeite om hulp.
• Ik offer me niet op.
• Ik neem initiatief.
• Ik ben besluitvaardig.
• Ik sta open voor kritiek.
• Ik ontloop geen situaties.
• Ik ben zelfverzekerd.
• Ik geef mijn eigen werk voorrang.
• Ik kan prioriteiten stellen.
• Ik durf alles te bespreken.
• Ik ken mijn verantwoordelijkheden.

Begin makkelijk

Vind je NEE zeggen moeilijk? Begin dan makkelijk! Zeg eens NEE tegen:

• ongewenste reclame
• cc’tjes
• collega’s met lange monologen
• telefonische verkopers
• zeurende mensen of kinderen
• steeds dezelfde vragen
• onduidelijke verzoeken
• …………………………………

Dit helpt je NEE te zeggen zonder NEE te zeggen

• Gebruik je agenda goed om al je werkzaamheden te noteren en te plannen. Mensen die een goed overzicht hebben van hun taken zijnbeter in staat om hun grenzen aan te geven. Als je in een oogopslag ziet dat je ergens geen tijd voor hebt, dan wordt het een stuk makkelijker om je collega duidelijk te maken dat het vandaag of morgen niet gaat lukken. Je hoeft alleen maar je volle agenda te laten zien!
• Als je collega je iets vraagt, zeg dan ‘kun je dat nog even voor me op de mail/app zetten?’. Grote kans dat dat al te veel moeite is en dat je collega een andere oplossing zoekt. Bovendien hoef jij niet direct met het verzoek aan de slag en kun je rustig je werkzaamheden af maken.
• Wat hierbij aansluit is het vragen van bedenktijd. Als je collega je iets vraagt, zeg dan niet direct ja of NEE, maar vraag of je er even over mag nadenken. Spreek bijvoorbeeld af dat je er morgen op terugkomt. Zo heb je tijd om goed naar je planning te kijken. En als je collega echt haast heeft, zal hij/zij een andere oplossing moeten zoeken.
• Een bekende truc is het gebruik van het zinnetje ‘Moet Ik Dit Nu Doen?’. Stel jezelf deze vraag meerdere malen, waarbij je steeds de klemtoon op een ander woord legt. Het geeft je waardevolle inzichten in  of Jij Dit echt Nu Moet doen.

Gebruik een ‘NEE zeggen spiekbrief’

Maak het jezelf gemakkelijk en gebruik deze spiekbrief als iemand je vraagt iets te doen. Hang deze op je beeldscherm en je hebt altijd een goed antwoord paraat.

• Nu komt het me niet uit, kun je vanmiddag/morgen terugkomen?
• Ik zal erover nadenken en er bij je op terugkomen.
• Ik heb afgesproken geen nieuwe klussen op me te nemen.
• Deze week zit ik helemaal vol, kan ik je volgende week helpen?
• Mij is gevraagd deze klus vandaag af te maken, dus het gaat me vandaag niet lukken.
• Ik snap dat jij het ook druk hebt, maar ik kan je niet helpen.
• Het is me allemaal echt te veel, ik kan er niets meer bij hebben.
• Ik wil je wel helpen, maar als ik er een klus bijneem, moet er ook iets af. Wie kan me daarbij helpen?

Laat problemen bij wie ze horen

Als je ingaat op een verzoek of een vraag van een ander neem je, vaak zonder het door te hebben, zijn of haar probleem over. Het probleem springt zo als het ware over van de ander naar jou en ligt dan ineens op jouw bordje. Geen fijn idee en vaak ook niet de beste oplossing. Als je veel problemen op je bordje hebt liggen is de kans groot dat je eronder gebukt gaat en gaat piekeren.

Een alternatief kan zijn om de ander aan te moedigen het probleem zelf op te lossen of het zelf te proberen. Door hen vertrouwen te geven en hun zelfstandigheid te vergroten kunnen ze meer oplossen zonder jouw hulp! Uiteraard kun je aanbieden iemand op weg te helpen, mee te kijken of om mee te denken, maar zonder het probleem over te nemen. Bied bijvoorbeeld aan dat als er oplossingen bedacht zijn, je graag helpt de juiste keuze te maken, maar laat het bedenken van die oplossingen bij de ander.

Het bericht Leer NEE zeggen zonder NEE te zeggen verscheen eerst op Werkdrukverlager.

Om helder te krijgen Wat je moet doen, brengen we eerst al je acties, taken en werkzaamheden op orde. Bij het Wanneer gaat het om prioriterings- en planningsvaardigheden en bij het Doen gaat het over bijvoorbeeld uitstelgedrag, perfectionisme en onderbrekingen. Deze stappen klinken allemaal heel simpel, maar zijn vaak lastiger dan je denkt en ze hebben hun eigen valkuilen.

Wát moet je doen?

Inzicht krijgen in al je werkzaamheden, taken en acties. Dit kan een flinke speurtocht zijn! Ga maar na eens waar je je diverse werkzaamheden of acties kunt vinden (e-mail, takenlijst, aantekeningen, notulen, projectplannen, klantendossiers, telefoon, sms, post, agenda, vragen van anderen, vast taken, enz).

• Verzamel al je taken en maak ze inzichtelijk
• Noteer al je taken in één prettig takensysteem (liefst digitaal)
• Wat moet jij doen en wat kan een ander doen?
• Voorkom te veel taken door vaker nee te zeggen of durf te beslissen dat je taken niet doet

Zo gauw het is gelukt om meer overzicht te creëren in al die werkzaamheden ontstaat er inzicht in aes wat je moet doen. Waarschijnlijk meer dan je dacht. Geen wonder dat je altijd zo’n druk en onrustig gevoel had.

Wannéer moet je het doen

Dan is het tijd voor de tweede stap: Wanneer ga je Wat doen? Moet je alles wel doen?

• Weet wat prioriteiten heeft voor jou en je organisatie. Houd hierbij je doelen voor ogen
• Maak bewust een keuze tussen niet doen, nu doen of later doen
• Plan eerst de grote klussen en daarna pas de kleinere
• Plan ruim en houd rekening met verstoringen en onverwachte zaken

Het maken van een planning kan een lastig klus zijn, maar met de juiste timemanagement tips is het zeker zinvol. Nu je weet Wat je moet doen en Wanneer je het moet doen, komt de laatste uitdaging: Doen wat je moet doen.

En tenslotte: Doen

Bij deze derde stap liggen diverse bedreigingen op de loer, zoals uitstelgedrag, onderbrekingen en perfectionisme.

• Vermijd uitstelgedrag: doe gewoon wat je moet doen. Slik de kikker!
• Voorkom dat je vaak wordt onderbroken in je werk. Zorg ervoor dat je in rust kunt werken
• Stop op tijd met een taak. Zo houd je tijd over voor andere zaken.
• Doe één ding tegelijk

Samen zoeken we naar oplossingen om jou te laten doen wat je moet doen, zodat je de juiste zaken op het juiste moment doet!

Door: Annemiek Tigchelaar

Het bericht Basis timemanagement: weten wat je wanneer moet doen verscheen eerst op Werkdrukverlager.

Tijd voor jezelf heb je nodig om goed voor jezelf te kunnen zorgen. Tijd die je vrij kunt besteden aan jezelf, een hobby of aan je dierbaren. Om te kunnen ontspannen of te sporten, zodat je gezond en vitaal kunt worden en blijven.

Waarom is kiezen voor jezelf zo belangrijk?

Jouw fundament is een gezond lichaam. Denk aan een gebouw met een slechte fundering, dat is een recept voor problemen. Ook jouw successen en resultaten kun je alleen bereiken als je zo goed mogelijk in je vel zit. Energie is de sleutel tot jouw successen.

Om voldoende energie te krijgen om optimaal te presteren heb je meer nodig dan eten en slaap. Ontspanning, bewegen en sociale contacten zijn net zo belangrijk voor je balans en je gezondheid. Zorg ervoor dat al deze vijf elementen aanwezig zijn in jouw dagelijkse leven en met elkaar in evenwicht zijn. Zo ontstaat jouw energieschijf van vijf.

Hoe lekkerder je in je vel zit, hoe meer plezier je beleefd aan je werk en alle andere aspecten uit het leven. Als je je gezond voelt, wordt alles een beetje leuker. Bovendien geeft gezond zijn je meer zekerheid dat je nu en in de toekomst voor jezelf, je gezin en je inkomen kan blijven zorgen.

Bij regelmatig bewegen worden er gelukshormonen aangemaakt.

Regelmatig actief zijn stimuleert zelfs de aanmaak van nieuwe hersencellen en uitlopers in de hippocampus, een gebiedje in je hersenen. Je geheugen verbetert door te sporten. Trainen voor een marathon is niet nodig, maar bij driemaal per week 45 minuten stevig doorwandelen, zien wetenschappers al deze groei. Genoeg reden om voor jezelf te kiezen, goed voor jezelf te zorgen en regelmatig te sporten lijkt me. Wat houdt je nog tegen?

Wat houdt je tegen?

Hoe kan het toch dat wanneer je je had voorgenomen om te gaan sporten, maar toch op de bank blijft liggen, dat je daar allerlei ‘goede redenen’ bij weet te verzinnen? Of andersom. Stel je wou op de bank relaxen, maar je gaat toch weer wat doen, dan weet je daar ook allerlei ‘goede redenen’ bij te bedenken. We kunnen op de een of andere manier altijd onze keuze voor onszelf goed praten. Ons eigen hoofd zit altijd vol argumenten die ons op dat moment goed uitkomen. Op deze manier rechtvaardig je je eigen keuze, zonder schuldgevoel.

Zo kom je er natuurlijk niet! Wat hierbij helpt is het stellen van duidelijke doelen en deze goed voor ogen houden. Dan kun je je keuzes afwegen in het licht van die doelen en dan kun je beter bepalen wat écht de juiste keuze is.

Mogelijk voel je je schuldig als je naast je drukke baan nog meer uren ‘inpikt’ voor jezelf en niet aan je gezin besteed. Misschien hoor je wel gemopper als je nog later thuis komt, omdat je eerst was gaan sporten. Of juist als je ’s avonds de deur uit gaat.
Kies jij eerder voor een ander dan voor jezelf? Waarom? Vaak is nee-zeggen tegen die ander lastiger dan nee-zeggen tegen jezelf. Raar eigenlijk! En dus help je die gezinsleden, collega of vriendin en schiet de tijd voor jezelf er weer bij in. Denk vaker aan het zuurstofmasker in het vliegtuig. De stewardess leert je altijd om die eerst bij jezelf op te doen en daarna pas anderen te helpen. Want je kunt pas goed voor een ander zorgen als je eerst goed voor jezelf zorgt!

Heb je geen energie om te gaan sporten? Ja, zo blijf je rondjes draaien en kom je er natuurlijk niet. Je hoeft geen marathon te lopen, je hoeft niet te winnen. Je hoeft alleen maar te beginnen. Spannend om te beginnen? Natuurlijk, dat kan ik me voorstellen, maar laat je niet tegenhouden door angst voor tegenslag, terugval of teleurstellingen. Accepteer dat er tegenslag is, dat hoort bij het leven, maar geef niet bij voorbaat op. Begin!

Hoe kun je meer bereiken?

Hoe kun je het resultaat dat je wilt bereiken vergroten? Een mooie manier om naar het verwachte resultaat te kijken is gebruik maken van het Triade model. Dit model luidt: Resultaat = Motivatie * Capaciteit * Gelegenheid. Hoe groter je motivatie, capaciteit en gelegenheid, hoe groter je resultaat zal zijn. Dat betekent dat wanneer één van deze factoren laag scoort, je resultaat laag zal zijn.

Motivatie = het gedrag willen vertonen
Capaciteit = het gedrag kunnen vertonen
Gelegenheid = omstandigheden die het gedrag mogelijk maken, bijvoorbeeld voldoende tijd, middelen of sociale omstandigheden.

Hierbij is je motivatie leidend: een hogere motivatie blijkt een sterk punt om een groter resultaat te behalen. Zorg dus dat je voldoende gemotiveerd bent om aan jezelf te werken en tijd voor jezelf vrij te maken. Maak het leuk, gezellig, uitdagend, afwisselend, prikkelend of juist relaxed genoeg om eraan te beginnen, maar vooral ook om het vol te houden.

Kijk naar de factoren van het Triade model en bepaal wat jij kunt doen om je gewenste resultaat te vergroten. Hoe kun jij je motivatie, capaciteit of gelegenheid vergroten?

Zo maak je meer tijd voor jezelf

Hup, maak zin, vergroot je motivatie!
Zoek activiteiten die je leuk vind en zoek uitdagingen die bij je passen. Maak het laagdrempelig, maak het minder groot of moeilijk voor jezelf, het is geen straf. Misschien heb je vaak geen zin om te gaan sporten, maar herken je dat je altijd weer thuis komt met een goed gevoel? Gewoon gaan dus! Zorg voor een positieve mindset. Soms helpt het om jezelf uit te dagen met bijvoorbeeld een activity tracker, zo’n sporthorloge, om bij te kunnen houden hoeveel je hebt gedaan en of je conditie vooruitgaat.

Onthoud dat sporten een middel is en geen doel op zich. Het is een middel om goed voor jezelf te zorgen en je doelen te behalen. Heldere doelen stellen, is trouwens ook een goed idee.  Met doelen stellen wordt alles makkelijker. Met doelen maak je eerder tijd vrij voor het sporten. Je hebt de juiste motivatie om je doel binnen een bepaalde tijd te behalen. Zo heb je dus ook meer tijd om goed te sporten. Doelen geven je focus. Met een doel voor ogen, maar je sneller de juiste keuzes. Zie een vitaal en gezond leven voor je en ga ervoor! Geef jezelf prioriteit en gun jezelf tijd om aan jezelf te werken. En vergeet niet om jezelf een complimentje te geven als je tijd hebt vrijgemaakt en hebt gewerkt aan je eigen gezondheid.

Je kan het! vergroot je capaciteit,

Capaciteit gaat over de benodigde kennis, vaardigheden en fysieke mogelijkheden om iets uit te voeren. Ken je, kun je en kan je het? Heb vertrouwen in jezelf en je lichaam. En misschien kun je niet alles, dat geeft niets, elk stapje dat jij zet om beter voor jezelf te zorgen en beter voor jezelf te kiezen telt!

Denk niet in problemen, maar in mogelijkheden (niet dippen, maar dimmen).

Met voldoenden gelegenheid gaat het je zeker lukken!
Plannen, plannen, plannen. Een goede tip om tijd vrij te maken voor jezelf of om te sporten is je momenten plannen. Plan het liefst vaste momenten in de week. Structuur en regelmaat zijn de bouwstenen van doorzettingsvermogen. Alleen vertrouwen op je wilskracht is niet genoeg. Je hebt helaas geen onuitputtelijke bron van doorzettingsvermogen, na een zware dag is de koek op. Je hebt een strategie nodig om het écht te gaan doen en vol te kunnen houden. Maak een afspraak met een vriendin om te gaan sporten als stok achter de deur of leg ’s ochtends al je sportkleding klaar. Het helpt je om je dingen te doen met net wat minder moeite. Hou in je planning rekening met je eigen ritme. Ben je een ochtendmens en heb je ’s avonds geen puf meer over? Sport dan ’s ochtends of ’s middags direct vanuit je werk.

Wil jij graag meer tijd maken voor jezelf? Ik geef je graag een duwtje in de rug middels persoonlijke stress coaching.

Door Annemiek Tigchelaar

Het bericht Hoe maak je tijd voor jezelf? verscheen eerst op Werkdrukverlager.

Vaak worden de begrippen efficiënt en effectief werken door elkaar gehaald. Effectief gaat over het bereiken van je doel, dat je het gewenste effect behaalt, maar staat los van de manier waarop je dat doet. Efficiënt betekent dat je met zo min mogelijk inspanningen of energie zo veel mogelijk bereikt, dus dat je dingen op een zo handig mogelijke manier doet. Helaas heeft heel efficiënt werken weinig zin als je met de verkeerde dingen bezig bent. Zo zou je heel efficiënt je oud-papierbak kunnen sorteren. Dan werk je dus wel efficiënt, maar niet effectief.
Om de goede dingen te kunnen realiseren, dus effectief te kunnen werken, moet je eerst weten welke doelen je wilt behalen. Hierna kun je proberen deze doelen zo efficiënt mogelijk te realiseren. Ik laat je zien wat daarbij komt kijken.

Een goed begin is het halve werk. Zonder een gezond lichaam en een rustige geest kun je niet goed presteren. Zorg voor voldoende rust en goede brandstof zodat je lichaam en hoofd goed hun werk kunnen doen. Zorg vervolgens voor een prettige werkplek die past bij je werkzaamheden van vandaag. Samen op kantoor of in alle rust thuis. Een fijne stoel, een lekker kopje koffie, een opgeruimd bureau, rust om je heel en een computer die behoorlijk werkt. Het lijkt zo simpel, maar het is cruciaal om goed te kunnen presteren en efficiënt te kunnen werken.

Als er iets help bij efficiënt werken dan is het overzicht. Helder hebben wat je precies moet doen vandaag en wat er van je verwacht wordt, is de basis van goed timemanagement. Om je taken op orde te krijgen gebruik je een takenlijst. Zie een takenlijst als een boodschappenlijst: je hoofd kan niet alles onthouden en als je er geen gebruikt, is de kans groot dat je met de verkeerde producten thuiskomt. Zo is het ook in je werk. Zonder goed takensysteem is de kans groot dat je de verkeerde dingen doet en niet afmaakt wat er eigenlijk belangrijk is voor vandaag.
Gebruik één takenlijst, liefst digitaal. Bijvoorbeeld de functie Taken in Outlook, of een app zoals Todoist of Microsoft To Do. Deze zijn te gebruiken op al je apparaten (pc, telefoon, tablet) en kunnen integreren met Outlook. Lees ook over de gouden timemanagement regel.

Vroeger luidde het devies: Rust, Reinheid, Regelmaat. En zo gek was dat nog niet. Ritme geeft rust. Dat is ook in je werk zo. Als je bepaalde werkzaamheden op een vast moment in de week doet, hoef je je daar de rest van de week geen zorgen meer om te maken. Door vaste werkzaamheden een vast moment in de week te geven, krijg je:

• overzicht in je werkzaamheden
• voldoende tijd voor je werkzaamheden
• ritme in je werk
• meer rust
• grip op je tijd en timemanagement

Natuurlijk, ik hoor je denken, er komt altijd van alles tussen door. Ik weet het. De dagelijkse praktijk is weerbarstig. Maar zie zo’n vast rooster als een soort kapstok waar je je werkdag aan op hangt. Het is je basis om efficiënt te kunnen werken. Natuurlijk kunnen er zaken tussendoor komen, maar je kunt altijd weer terug keren naar je basis. Wil jij ook ritme in je werk? Plan dan vaste werkzaamheden in je digitale agenda in met een Terugkeerpatroon. Denk aan vaste tijden voor het afhandelen van je e-mail, grote projecten of vaste (administratieve) werkzaamheden, vaste momenten voor overleg en natuurlijk je pauzes.

Bij efficiënt werken wordt vaak gedacht aan handiger of sneller werken. Wellicht heb je baat bij een cursus snellezen of snel typen, maar ik vrees dat dat maar geringe winst oplevert. Wat wel veel tijdwinst kan opleveren, is het goed leren werken met je computerprogramma’s. Ben je handig genoeg met Excel, jullie eigen computerprogramma’s of ken je alle handige functies in Outlook? En gebruik je sneltoetsen om bijvoorbeeld snel tussen beeldschermen te kunnen wisselen (Alt+Tab)? Als je met je rechterhand je muis gebruikt en met je linkerhand sneltoetsen kunt gebruiken, kun je efficiënter werken. Bespreek eens met collega’s of zij handige foefjes in jullie werkzaamheden of computerprogramma’s hebben ontdekt, samen weet je meer!

Efficiënt en geconcentreerd werken: doe wat je moet doen, doe één ding tegelijk en maak af waar je aan begon.

Afleidingen van buitenaf zoals telefoon of binnenkomende berichtjes, maar ook afleiding van binnenuit (storende gedachten in je hoofd), vragen om je aandacht. Gedurende de dag word je talloze malen onderbroken in je concentratie. Terwijl je net lekker bezig was, hoor je een piepje van een nieuw e-mailbericht of een whatsappje, komt er een collega binnenlopen of gaat de telefoon. Elke onderbreking verstoort voor 7 tot 15 minuten je concentratie. Zelfs als je het bericht niet leest en probeert door te werken, daalt je concentratie, want een deel van je hersenen is erg nieuwsgierig naar dat nieuwe bericht.

De gevolgen van deze onderbrekingen zijn groot. Zo heb je eerder het gevoel drie dingen tegelijk te doen, meer moeite met concentreren en is het moeilijk om werkzaamheden af te ronden. Door alle onderbrekingen neemt de productiviteit af en neemt de onrust in jouzelf toe. Bovendien kunnen onze hersenen niet zo goed onderscheid maken tussen belangrijke en niet-belangrijke zaken: alle prikkels krijgen net zo veel aandacht. Je zult zelf heel bewust moeten kiezen wat je wel aandacht geeft en wat niet. Hierbij helpt het als je weet wat voor jou belangrijk is, zodat je aan de juiste zaken aandacht kunt geven. Verminder de verleidingen om je heen. Zet je e-mailnotificatie uit en zet je telefoon op stil (zonder trillen) of nog beter: uit, wanneer je geconcentreerd wilt werken. Of spreek bijvoorbeeld met collega’s af om bij toerbeurt de telefoon te beantwoorden, zodat jullie om de beurt efficiënt kunnen doorwerken.

Eenmaal gestart met je werk liggen er uitdagingen op de loer die je efficiëntie bedreigen. Hoe hou je je energie op peil? Zorg ervoor dat je je energie goed over de dag verdeelt en neem geregeld een pauze of gezonde snack. Ook wat frisse lucht en beweging tussendoor zorgen ervoor dat je fris en geconcentreerd blijft. Lees hier verder over Meer pauze voor minder stress en meer productie.

Heel veel succes! Wil jij ook efficiënter werken? Hep je hulp nodig bij het overzicht creëren, handiger werken, voldoende pauze nemen of werken met meer concentratie? Ik help je graag! Hier lees je hoe ik je kan helpen als stress coach of professional organizer.

Door Annemiek Tigchelaar – deels uit het boek Grip op je stress

Het bericht Wat is efficiënt werken? verscheen eerst op Werkdrukverlager.

Deze vier factoren spelen een rol bij het uitstellen van een taak:

1. De Wow!-factor

Simpel gezegd: hoeveel waarde je hecht aan het resultaat. Als iets niet enorm belangrijk voor je is – maar wel voor je collega bijvoorbeeld – schuif je dat sneller voor je uit dan wanneer je er zelf belang bij hebt. Een rapport dat naar de directie moet heeft een hoge ‘Wow!-factor’ – maar levert je vast wel stress op vanuit de andere factoren. Kijk maar.

2. De ‘Dat kan ik echt wel’-factor

Dat zit hem in het vertrouwen dat je dit klusje klaart. Een rapport voor de directie, ik…? Bij menigeen steekt in zo’n situatie de onzekerheid de kop op. Hoe zal ik het aanpakken? Welke invalshoek kies ik en is mijn visie op het onderwerp wel de beste? Hoe hoger de twijfels, hoe meer deze factor meespeelt bij je uitstelgedrag.

3. De ‘Dat zien we dan wel weer’-factor

Ja ja… je wéét dat het slimmer is om op tijd te beginnen met die klus, of met het verzamelen van papieren voor je belastingaangifte. Maar dat hoeft nog lang niet… En er is meer te doen. Ook leuke dingen. Ken je dat kinderboek over die hardwerkende mier die de hele zomer een voorraad eten aanlegde en die flierefluitende sprinkhaan die liever lol had? Die laatste had last van een hoge ‘Dat zien we dan wel weer’-factor. En een groot probleem in de winter.

4. De Impulsiviteitsfactor

Mensen zijn geneigd om dingen te doen als ze er zin in krijgen. Nu iets bedenken en meteen aanpakken. Vooruitkijken en daar naartoe werken is best lastig; liever doen deze mensen wat er nú op hun pad komt. Al is dat niet het meest wezenlijke of draagt het niet bij aan het grotere geheel; het geeft het perfecte excuus om ergens anders niet aan te beginnen. Want je hebt het zo druk, toch? Niemand zo productief als een uitsteller!

• Kijk allereerst goed naar jezelf en naar dat ene vervelende dat je voor je uit schuift. Welke factor speelt hier een rol? Als je daarover eerlijk bent, weet je aan welke knoppen je moet draaien. Leer hier meer over het starten en volhouden van je werkdag.
• Begin je dag met de meest verschrikkelijke rot klus. Dat noemen we ook wel: begin met het slikken van de kikker. Een geweldige oplossing tegen uitstelgedrag, hier lees je alles over slik de kikker. 
• Vergroot je motivatie en je doorzettingsvermogen bijvoorbeeld met de Pomodoro-techniek, hier lees je hoe dat werkt.
• Wil je persoonlijke ondersteuning? Ik begeleid je graag bij het onderzoeken van je drijfveren of het verlagen van je stress. Lees hier meer over de persoonlijke coachingsmogelijkheden.

Door: Karen Visser. Voor de oorspronkelijke blog, klik hier.

Het bericht Uitstelgedrag: waar komt het vandaan? verscheen eerst op Werkdrukverlager.

‘Your future is created by what you do today, not tomorrow.’ – Robert Kiyosaki

Flow

Er zijn momenten, misschien maar enkele in de week, dat het werk als vanzelf lijkt te gaan. Dat je zonder moeite veel werk kunt verzetten van een hoog niveau. Dat de tijd vliegt, zonder dat je het doorhebt. Dat de energie stroomt en bruist. Heerlijke momenten! Deze toestand waarin je dan verkeert, wordt flow* genoemd. Flow krijg je op momenten dat alles lijkt te kloppen: je doet werk dat bij jou en jouw niveau past, waar je plezier en energie van krijgt. En je doet dat werk op het juiste moment, zonder dat je erin onderbroken wordt. Op de momenten dat je in een flow zit, is doorzetten geen enkel probleem. Meer werk doen waar je gelukkig van wordt, zou een mooie oplossing zijn. Kijk nog eens terug naar wat jou energie geeft.

Je glijdt in een flow, vooral door je op één onderwerp te concentreren en je niet te laten afleiden. Het duurt even voordat je erin belandt. Maar als dat lukt, dan presteer je beter en word je minder moe.

Kaizen

Zie je als een berg op tegen een flinke klus? Wat nu als je maar één minuut de tijd zou hebben om ergens aan te besteden? Ja, één minuut maar! Dat is de gedachte achter de Japanse Kaizen-leer**. Het principe van Kaizen is dat je op zoek gaat naar de kleinst mogelijke stap die je kunt zetten om een stap in de juiste richting te maken. Dus in plaats van ingewikkelde uitgebreide plannen op te stellen begin je met een kleine stap. Zoek kleine handelingen die je weinig tijd en energie kosten, maar die je wel verder helpen. Zo wordt de stap om te beginnen letterlijk een stuk kleiner. En de kans van slagen groter!

Pomodoro-techniek***

De Pomodoro-techniek, genoemd naar een kookwekker in de vorm van een tomaat (pomodoro is het Italiaanse woord voor tomaat), helpt je om productiever te zijn. Ik zie het als een soort ducttape om jezelf aan je stoel vast te binden en je concentratie vast te houden. Deze techniek helpt je om met jezelf concreet af te spreken wat je gaat doen en helpt je om het vol te houden hieraan te werken. Je gaat als het ware de uitdaging met jezelf aan om je taak binnen de gestelde tijd af te ronden. Mits een haalbare opgave, kan een dergelijk uitgading je enorm helpen je motivatie en concentratie te vergroten!

De techniek kent vijf stappen:

1. Kies een taak uit je lijst die je in ongeveer 25 minuten kunt afronden. Of splits een grotere taak op in blokken van ongeveer 25 minuten.
2. Stel een (kook)wekker in op 25 minuten. Je kunt ook de app ggtimer.com/pomodoro gebruiken.
3. Werk aan de gekozen taak tot de wekker gaat. Gewoon geconcentreerd doorwerken. Het tikken van de wekker kan je concentratie bevorderen.
4. Als de wekker gaat, neem je een pauze van 5 minuten. Even wandelen, koffie halen, of zoiets.
5. Herhaal de pomodoro en begin weer bij stap 1. Na vier pomodori neem je een langere pauze van 15 tot 30 minuten.

Lukt het en krijg je meer gedaan? Heb je nog een zetje in de goede richting nodig? Bekijk onze mogelijkheden rond stress coaching.

Door Annemiek Tigchelaar – deels uit het boek Grip op je stress

* De term ‘flow’ werd geïntroduceerd door Mihaly Csikszentmihalyi.
** Kaizen (Japans voor ‘veranderen naar beter’ of ‘verbetering’) is een aanpak in productiviteitsverbetering.
*** De Pomodoro-techniek is een methode voor tijdmanagement, ontwikkeld aan het eind van de jaren tachtig van de vorige eeuw door Francesco Cirillo.

Het bericht Volhouden met de Pomodoro techniek verscheen eerst op Werkdrukverlager.

Beroep met toekomst

Volgens de NBPO, de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers, luidt de definitie van ons vak als volgt:

“Professional organizers zijn specialisten in het aanbrengen van structuur in de breedste zin van het woord. Een professional organizer begeleidt en adviseert bij het creëren van orde en overzicht in tijd en ruimte.”

Zowel bij mensen thuis als bij instellingen en bedrijven schieten organizers te hulp bij mensen die het overzicht kwijt zijn en behoefte hebben aan meer ruimte en rust. In onze volle en drukke wereld zijn we onmisbaar. De Nationale Beroepengids noemt professional organizing dan ook een beroep met toekomst!

Specialisaties

Zelf heb ik me gespecialiseerd in mensen begeleiden hun informatie, e-mail, taken en agenda te ordenen en te organiseren. Daar gaan mijn boeken Stop de stapels en Grip op je e-mail over. Daarnaast coach ik mensen in rust en ruimte in hun hoofd, zodat je zonder stress lekker kunt werken. Daar lees je alles over in mijn boek Grip op je stress. Ik kom bij jou langs op je werkplek, of ik spreek je online. Samen brengen we alles op orde en bespreken we hoe je efficiënter en prettiger kunt werken.

Ik heb de post-HBO opleiding tot Senior Professional Organizer afgerond en ben geregistreerd als Master Register Professional Organizer, MRPO. Daarnaast studeerde ik online bij het Amerikaanse Institute for Challenging Disorganization, het ICD, over hoe je mensen met organisatievraagstukken het beste kunt begeleiden.

Samen aan de slag

Een professional organizer gaat altijd samen met jou aan de slag. Zo kan ik je begeleiden bij:

• Orde aanbrengen in je e-mail, taken en agenda in Outlook.
• Het ordenen van je digitale documenten.
• Handig je aantekeningen of administratie verwerken.
• Leren plannen op een manier die bij jou past.
• Je concentratie verhogen en om gaan met onderbrekingen.
• Efficiënter werken.

Heb jij ook behoefte aan meer orde en overzicht? Ik help je graag!

Door Annemiek Tigchelaar

Het bericht Wat is een professional organizer? verscheen eerst op Werkdrukverlager.

Onderbrekingen

Dat heeft te maken met twee dingen: onderbrekingen die van buitenaf komen en onderbrekingen die we onszelf aandoen. Die eerste onderbrekingen zijn de telefoon die gaat, nieuwe e-mailberichten of een collega die iets komt vragen. Dat kan heel vervelend zijn en het kost je veel concentratievermogen, maar dit is niet waar ik het nu met je over wil hebben. Ik wil het hebben over die tweede soort: onderbrekingen die we onszelf aan doen. Dat je eerst koffie gaat halen, het printpapier bijvult, je bureau opruimt, nieuwe e-mail gaat lezen of iets gaat opzoeken voordat je echt aan die belangrijke (maar vervelende) taak gaat beginnen. Kortom uitstelgedrag. Heel menselijk. Heel normaal. Ook ik heb er last van (zo stel ik het schrijven van nieuwsbrieven altijd uit…..). Maar soms wel heel vervelend.

Uitstelgedrag is een gewoonte

Uitstelgedrag is het voor je uit schuiven van taken waarvan je eigenlijk vindt dat je ze zou moeten doen. Uitstelgedrag is een gewoonte en gewoontes hebben de neiging om te blijven. Ongeveer een kwart van de mensen geeft aan last te hebben van chronische neiging tot uitstellen! Uitstellen gebeurd onbewust; onze ‘wil’ is niet sterk genoeg om bewust te kiezen om anders te handelen. Lastig dus! Hoe verminder je uitstelgedrag?

Slik de kikker

Zelf vind ik de beste tip tegen uitstelgedrag de volgende: slik de kikker! Hierbij staat de kikker voor de vervelendste en moeilijkste taak die je moet doen op een dag. Begin je dag met het slikken van die kikker en er kan je niets ergers meer overkomen! Je zult je geweldig voelen. Dit geeft je energie! Laat je die kikker echter op je bureau zitten dan wordt hij steeds groter, viezer en moeilijker om op te eten. Hij vreet dan energie.

Dus zoek ’s ochtends je kikker, slik hem, en voel je geweldig!

Tackel je uitstelgedrag

Bedenk dat iets afmaken je een geweldig gevoel geeft. En maak het jezelf zo gemakkelijk mogelijk om ook echt te kunnen beginnen: bedenk goed wat je écht moet doen, hak grote klussen in hapklare brokjes, zet alles klaar en begin! Stop je uitstelgedrag en slik je kikker. Niets heerlijkers dan kunnen afvinken wat je hebt gedaan. Done!

Heb je een zetje in de goede richting nodig? Meer bereiken of efficiënter werken? Bekijk onze mogelijkheden rond persoonlijke stress coaching.

Door Annemiek Tigchelaar

Het bericht Zo stop je uitstelgedrag: Slik de kikker verscheen eerst op Werkdrukverlager.

Al een tijdje coachte in Alice, een senior juriste, in het plannen en prioriteren van haar werkzaamheden. We hadden een uitgebreid overzicht gemaakt van al haar werkzaamheden, vaste en tijdelijke projecten. Van inkoopcontracten, het klantenportaal tot het opleiden van collega’s; alles was overzichtelijk weergegeven. Al gauw werd duidelijk dat Alice 50% meer uren zou moeten maken om al haar werkzaamheden elke week af te krijgen. Maar alle klussen waren leuk, interessant en niet overdraagbaar aan een van haar collega’s: zij moest en wou echt alles zelf doen!

Efficiënter werken is niet altijd de oplossing

Natuurlijk zag ze zelf in dat dit, zelfs met de beste wil van de wereld, niet ging passen. Ik kan haar leren efficiënter te werken, e-mail sneller te verwerken, betere keuzes te maken en meer concentratie vast te houden, maar mijn trukendoos houdt een keer op. Met meer snelheid en efficiënter werken konden we haar timemanagementprobleem niet oplossen. En al deze werkzaamheden in de beschikbare uren toveren, dat lukt zelfs mij niet.

De kaasschaaf-methode

Weten is één ding, er naar kunnen en vooral willen handelen is iets heel anders. Nog niet bereid tot échte oplossingen probeerde Alice de kaasschaaf-methode: een beetje werk delegeren, een beetje werk maanden vooruit schuiven, een beetje werk gewoon niet meer doen. Overal werd een klein plakje afgesneden. En op allerlei manieren werd er geschoven om te proberen tijd te winnen. Alle kleine beetjes helpen een beetje, maar niet genoeg om haar werkzaamheden goed te laten passen in de tijd.

Tijd voor het hakmes

En toen? Ineens viel het kwartje. Met pijn in het hart had Alice besloten om een van haar grotere projecten af te stoten. De kaasschaaf had niet geholpen, het was tijd voor een serieuze ingreep middels het hakmes. Door samen overzicht te creëren in al haar werkzaamheden, verkreeg ze meer inzicht in welke werkzaamheden er voor haar echt toe deden. Ze kon pas echt tijd winnen door deze fundamentele keuze te maken. Even lastig, maar daardoor kon ze haar overige werkzaamheden beter en vooral met veel plezier en energie doen. Niet onbelangrijk!

Geen timemanagement maar zelfmanagement

Met timemanagement ben je vaak bezig met een kaasschaaf: op verschillende terreinen leer je zaken efficiënter en sneller aan te pakken om her en der wat tijd te winnen. Veel belangrijker is zelfmanagement: leren de keuzes te maken die je écht helpen om te leven zoals jij dat wilt! Vaak heb je in je leven vele ballen hoog te houden of vervul je vele rollen. Maak voor jezelf eens inzichtelijk welke ballen dit zijn en welke je zou kunnen (of mogen) laten vallen. Zo win je echt tijd en dat geeft je veel lucht!

Door Annemiek Tigchelaar

Het bericht Timemanagement: tijd winnen met een kaasschaaf of hakmes? verscheen eerst op Werkdrukverlager.

1) Geboren zonder horloge

In mijn lezingen vertel ik vaak dat we niet geboren zijn met een horloge om. Tijd in de zin van uren en minuten is ongeveer 4500 jaar geleden ‘uitgevonden’. De eerste klok deed echter pas zijn intrede in de 17de eeuw. Sinds de industrialisering, toen mensen moesten in- en uitklokken in de fabriek, leven we met klokken en horloges. We leven dus betrekkelijk kort met kloktijd. Geen wonder dat we zo slecht zijn in het inschatten van de tijd, dat is één van de redenen dat het maken van een planning – het inschatten van uren en minuten – zo lastig is voor jou als mens, maar er speelt meer.

2) Interne klok 

Naast de tijd op de klok heb je ook een interne klok, deze geeft je een gevoel van tijd, maar is niet zo nauwkeurig. Zo heb je soms het gevoel dat de tijd kan vliegen, terwijl andere momenten de tijd lijkt te kruipen. Je innerlijke klok is je klok waarmee je het verstrijken van de tijd ervaart. Waarmee je de tijd vóelt. En hoe je de tijd ervaart verschilt van uur tot uur of zelfs van minuut tot minuut. Einstein wist dat al: “Als we twee uur in het gezelschap van een leuk meisje doorbrengen, hebben we het gevoel dat er pas twee minuten voorbij zijn; als we twee minuten op een gloeiend hete kachel zitten, hebben we het gevoel dat het twee uur heeft geduurd.”
Ook uit recent onderzoek blijkt dat we als mens geen interne stopwatch hebben. Wel hebben we een goed gevoel voor ritme of timing, dat we gebruiken bij het maken van muziek, maar ook bij bewegen of sporten. Een uitgebreid netwerk van samenwerkende neuronen stuurt je proces van tijdsmeting.

Zie hier de reden dat dingen langer duren dan je denkt!

3) Geheugen

Er is nog een reden waarom de tijd voorbij lijkt te vliegen: ons geheugen kent geen tijd. De hersenen slaan van een gebeurtenis allerlei facetten op: gevoel, met wie je was, plaats, kleur of geur. Maar niet wanneer het was of hoelang het duurde. Denk bijvoorbeeld terug aan een lange autorit die je een tijd geleden hebt gemaakt. Je weet je wellicht nog vaag wat bijzonderheden te herinneren, je vertrek, een tankstop of je aankomst, maar de tijd ertussenin ben je kwijt. Je kunt je niet meer herinneren hoe lang de rit precies duurde, dat kun je alleen maar inschatten aan de hand van opgedane kennis (je wéet hoe lang de rit duurde, maar je herinnert je het niet). Het geheugen houdt geen agenda of dagboek bij, dat moeten we zelf doen. In onze herinnering zijn stukken tijd weggevallen, daardoor denken we dat het onze niet zoveel tijd kostte. En daardoor nemen we een volgende keer te weinig tijd voor eenzelfde klus. We schatten tijd vaak te positief in! Zie hier de reden dat dingen langer duren dan je denkt! Maar je kunt, door er goed op te letten, een steeds beter beeld krijgen van hoe lang je over iets doet. Kostbare kennis om een goed planning te maken!

4) Tijdsoriëntatie

Tijd is een democratisch gegeven – het is voor iedereen evenveel, namelijk 24 uur per dag. Hoe komt het dan dat de één meer bereikt op een dag dan de ander? Je moet daarvoor allereerst weten wat je tijdoriëntatie is. Philip Zimbardo heeft hierover een interessante theorie ontwikkeld. Hij ontdekt dat mensen een verschillende beleving van tijd hebben, tijdsoriëntatie noemt hij dat. Een deel leeft voor het gevoel met name in het verleden. Dat kan op een positieve manier zijn, door je de leuke dingen te herinneren en familietradities in ere te houden, of op een negatieve manier, door je te focussen op wat er fout is gegaan. Een deel leeft voor het gevoel of in gedachten in het heden, op hedonistische wijze met een ‘pluk de dag’-mentaliteit zonder je bezig te houden met consequenties, of op fatalistische wijze door te denken dat we gedoemd zijn en je toch niks kunt veranderen aan wat er gebeurt. De laatste groep leeft in de toekomst, waarbij de positieve mensen vooruitdenken en plannen maken en de negatievelingen zich richten op het leven na de dood. Je tijdoriëntatie verklaart waarom sommige mensen altijd te laat komen (leven in het heden) of juist sterk bezig zijn met dingen plannen (leven meer in de toekomst).  Als je je eigen tijdoriëntatie kent en die van de mensen om je heen, begrijp je jezelf en elkaar beter. Dit kun je gebruiken om beter om te leren gaan met je tijd en een planningswijze te zoeken die bij je past.

5) Werkdag gaat door de versnipperaar

De hedendaagse maatschappij maakt het echter moeilijk om te plannen, doordat alles steeds sneller gaat. Nog maar weinig mensen hebben hun hele leven dezelfde baan, partner en huis. Vaste ritmes vervagen. We worden continu gestoord, door e-mails, internet, whatsappjes, enzovoorts. Je kunt nu wel iets plannen, maar dat kan morgen alweer achterhaald zijn. Je werkdag gaat door de versnipperaar: in plaats van één project doe je nu eens dit en dan weer dat. Effectief te tijd gebruiken wordt hierdoor steeds lastiger. Houd in je planning rekening met tijd voor ad-hoc zaken en onderbrekingen, die horen er nou eenmaal bij tegenwoordig. (Lees verder over minder onderbrekingen.)

Je ziet dat er veel speelt bij het maken van een prettige planning die voor jou werkt. Timemanagement helpt je om daar efficiënt mee om te gaan. Heb je een zetje in de goede richting nodig? Bekijk onze mogelijkheden rond stress coaching.

Door Annemiek Tigchelaar

Het bericht Waarom vliegt de tijd en is goed plannen zo lastig? verscheen eerst op Werkdrukverlager.