E-mail is – ondanks bewegingen zoals We Quit Mail – echt een blijvertje in de wereld van de kenniswerker. Dat je er slim mee om moet gaan staat als een paal boven water: erin verzuipen is een reëel risico. Zeker omdat de hoeveelheid e-mails die wereldwijd worden verstuurd jaar na jaar toeneemt. Efficiënt kunnen werken met e-mail is dus een must, maar hoeveel e-mails mogen er eigenlijk in je inbox staan?
Naar aanleiding van de tweede Nederlandse Hoardingweek leek het mijn collega Karen Visser en mij interessant om te kijken naar de relatie tussen e-mail en bewaren. Dat onder e-mailgebruikers ook hoarding plaatsvindt, twijfelen we niet aan. Regelmatig komen we ze tegen tijdens trainingen en coachingstrajecten: mensen die triomfantelijk vertellen dat zij toch maar mooi dat ene mailtje uit 2015 nog hadden, toen de rest van de afdeling die afspraak met de leverancier nergens meer kon terugvinden. Of mensen die gewoon 80.000 e-mails bewaren, onder het motto ‘Weggooien kan altijd nog’ (maar dat doen ze niet!).
Wat is hoarding?
Wat is hoarding eigenlijk? Want iedereen bewaart toch wel e-mails, zou je zeggen. Dat hoeft niet echt een probleem te zijn. Als professional organizers hanteren we deze definitie:
Je verzamelt of bewaart spullen e-mails die in de ogen van anderen weinig of geen waarde hebben, op een dwangmatige manier. Afstand doen van die spullen e-mails lukt niet of nauwelijks, ondanks dat je woonruimte mailbox zo vol is dat hij niet meer leefbaar werkbaar is. De situatie is een enorme stressbron en beperking in je dagelijks leven.
We maakten een paar kleine aanpassingen in de definitie en je hebt er een beeld bij: een inbox met duizenden en duizenden e-mails, van onduidelijke status (wel of geen actie, wel of niet meer actueel?) en in het ergste geval ook totaal ongeorganiseerd. Dan spreken we over e-mailhoarding. Dat kán anders!
Archiveerbeleid
Wat niet meehelpt is dat het in de meeste organisaties niet helder is welke e-mails je moet bewaren. Misschien werk je in een organisatie waar de afdeling IT of de afdeling DIV hierover een duidelijke visie heeft: welke e-mails je hoort te bewaren, waar en hoe. Dergelijke duidelijkheid is prettig – al houdt lang niet iedereen zich aan dat soort afspraken, is onze ervaring.
Meestal laten organisaties het aan het beoordelingsvermogen van hun medewerker over: wat doe ik met e-mails en hoe sla ik ze op? Mappen of geen mappen, weggooien of op een gezamenlijke schijf opslaan: de keuzes zijn legio. Vaak is het gevolg dat je voor de zekerheid maar besluit om veel, heel veel e-mails te bewaren. Maar hoe gezond ga jij om met het bewaren van e-mail? Test jezelf met de test hieronder en kom erachter!
E-mailhoarding zelftest
Karen en ik ontwikkelden een zelftest voor wie wil weten of hij gezond omgaat met het bewaren van e-mail. Want alles bewaren is niet slim, maar alles weggooien kan ook een issue zijn! Je vindt de zelftest hier:
E-mail-hoarding ja of nee_een-zelftest(download)
Ben jij een Hyperarchiveerder, het type Ontplofte Bom of misschien iemand met Weggooi Angst? Leer de vijf types kennen in de zelftest! We leggen je de verschillende e-mailbewaartypes uit én geven je tips hoe hiermee om te gaan. Voor vragen kun je ons (jazeker…) gewoon mailen. 🙂
Door: Karen Visser en Annemiek Tigchelaar
