Bij timemanagement (of eigenlijk ‘jezelf-management’) hanteer ik mijn Wat – Wanneer – Doen principe. Voor mij dé kern van waar timemanagement om draait: je moet eerst helder hebben Wat je precies moet doen, daarna kun je bedenken Wanneer je dat gaat doen en ten slotte moet je het Doen.
Om helder te krijgen Wat je moet doen, brengen we eerst al je acties, taken en werkzaamheden op orde. Bij het Wanneer gaat het om prioriterings- en planningsvaardigheden en bij het Doen gaat het over bijvoorbeeld uitstelgedrag, perfectionisme en onderbrekingen. Deze stappen klinken allemaal heel simpel, maar zijn vaak lastiger dan je denkt en ze hebben hun eigen valkuilen.
Wát moet je doen?
Inzicht krijgen in al je werkzaamheden, taken en acties. Dit kan een flinke speurtocht zijn! Ga maar na eens waar je je diverse werkzaamheden of acties kunt vinden (e-mail, takenlijst, aantekeningen, notulen, projectplannen, klantendossiers, telefoon, sms, post, agenda, vragen van anderen, vast taken, enz).
- Verzamel al je taken en maak ze inzichtelijk
- Noteer al je taken in één prettig takensysteem (liefst digitaal)
- Wat moet jij doen en wat kan een ander doen?
- Voorkom te veel taken door vaker nee te zeggen of durf te beslissen dat je taken niet doet
Zo gauw het is gelukt om meer overzicht te creëren in al die werkzaamheden ontstaat er inzicht in aes wat je moet doen. Waarschijnlijk meer dan je dacht. Geen wonder dat je altijd zo’n druk en onrustig gevoel had.
Wannéer moet je het doen
Dan is het tijd voor de tweede stap: Wanneer ga je Wat doen? Moet je alles wel doen?
- Weet wat prioriteiten heeft voor jou en je organisatie. Houd hierbij je doelen voor ogen
- Maak bewust een keuze tussen niet doen, nu doen of later doen
- Plan eerst de grote klussen en daarna pas de kleinere
- Plan ruim en houd rekening met verstoringen en onverwachte zaken
Het maken van een planning kan een lastig klus zijn, maar met de juiste timemanagement tips is het zeker zinvol. Nu je weet Wat je moet doen en Wanneer je het moet doen, komt de laatste uitdaging: Doen wat je moet doen.
En tenslotte: Doen
Bij deze derde stap liggen diverse bedreigingen op de loer, zoals uitstelgedrag, onderbrekingen en perfectionisme.
- Vermijd uitstelgedrag: doe gewoon wat je moet doen. Slik de kikker!
- Voorkom dat je vaak wordt onderbroken in je werk. Zorg ervoor dat je in rust kunt werken
- Stop op tijd met een taak. Zo houd je tijd over voor andere zaken.
- Doe één ding tegelijk
Samen zoeken we naar oplossingen om jou te laten doen wat je moet doen, zodat je de juiste zaken op het juiste moment doet!
Door: Annemiek Tigchelaar
