Op een gemiddelde dag worden we tientallen keren onderbroken van ons werk. Om gestoord van te worden! Hoewel zulke verstoringen soms best lekker zijn – iedereen heeft immers wel eens behoefte aan een break – vormen ze een grote aanslag op je concentratie en productiviteit. Want wist je dat elke afleiding, zelfs al is het een hele kleine interruptie, je al snel 10 minuten van je tijd kost? Zoveel tijd heb je nodig om weer terug te keren naar het concentratieniveau van voor die onderbreking. 10 minuten! Ja, en nou hoor ik je denken “maar ik werk heel geconcentreerd hoor!”. Nou, laat het in jouw geval 5 minuten per onderbreking zijn. Hoe vaak wordt je onderbroken op een dag? Bijvoorbeeld door e-mails, appjes, een telefoontje of een collega die iets komt vragen? Dat is al snel zo’n 30 keer per dag. 30 keer maal 5 minuten… dan kosten die onderbrekingen je 150 minuten, dus 2,5 uur aan concentratie per dag! Wil je dus productief werken? Zorg dat je grip houdt op het aantal onderbrekingen en afleidingen.
E-mail is verslavend
Wie is de baas over jouw e-mail? Regeert de e-mail jou? Als ik de verhalen om mij heen zo aan hoor is dat wat er veelal gebeurd. De e-mail pliept en hop daar gaat je aandacht naar het zojuist ontvangen bericht. Deels uit nieuwsgierigheid, maar ook omdat het idee hebt dat het wel eens een belangrijk mailtje zou kunnen zijn waar direct jouw reactie op gewenst is. Dit kan je het gevoel geven belangrijk, onmisbaar of waardevol te zijn (dit klinkt niet zo aardig, maar dat gebeurd er wel in je hoofd). Hierdoor hou je dit gedrag ook in stand: bij een volgend mailtje kijk je weer snel, want de ander zit vast op een reactie van jou te wachten! Zo raak je steeds verslaafder aan je e-mail.
Grip op je e-mail
Een van de grootste stoorzenders op de werkplek is e-mail. Wil je rustig kunnen werken, dan is het vervelend om regelmatig een melding te krijgen dat je nieuwe e-mail hebt ontvangen. Je aandacht gaat dan eventjes naar de e-mail en je bent niet langer gefocust op de taak waar je mee bezig was. Zelfs als je onverwoestbaar probeert door te werken, ben je toch al afgeleid. Misschien zelfs zonder dat je het door hebt. Maar… hoe moet het dan? Je kunt je e-mail toch niet negeren? Nee, en dat hoeft ook niet. Maar laat e-mail jou liever storen wanneer het jou uitkomt en niet wanneer de verzender dat wil.
Pak liever enkele vaste momenten per dag om jouw e-mail te checken. Bijvoorbeeld aan het einde van elke werkdag of direct na je lunchpauze. Maak je je zorgen dat je iets dringends mist? Niet nodig! Als iets écht dringend is, zal de verzender jou heus wel bellen. Zet dus alle alarmsignalen in Outlook (of andere mailprogramma’s) uit en bepaal zelf wanneer jij aandacht aan jouw e-mail wilt besteden.
Zo zet je de melding van nieuwe e-mail uit in Outlook
- Ga naar Bestand
- Klik op Opties
- Kies E-mail
- Zet onder ‘Ontvangst van bericht’ alle vier de vinkjes uit
- Klik op OK
Kijk ook eens welke piepjes en alarmsignalen je op je smartphone kunt uitzetten. En stel bijvoorbeeld in dat jouw e-mail en sociale media niet op je openingsscherm zichtbaar zijn, maar pas op het tweede of derde scherm. Je zult er dan minder vaak naar kijken!
Heb je een zetje in de goede richting nodig? Bekijk onze mogelijkheden rond Grip op je e-mail trainingen.
Door Annemiek Tigchelaar
