Een werkend leven zonder e-mail is nauwelijks voor te stellen. En hoewel het een heel handig communicatiekanaal kan zijn, zorgt het ook voor stress en ergernis. Ik help vele mensen met het op orde krijgen van hun e-mail en regelmatig bespreek ik waar mensen zich het meeste aan ergeren rond al die e-mail. De opvallendste zaken deel ik met je.
E-mail ergernissen top 5
Enkele jaren geleden ondervroeg ik ruim 500 mensen naar hu grootste E-mail Ergernissen. Zie hier de opvallende top 5.
- Het ontvangen van onnodige, nutteloze berichten
- E-mail verwerken tijdens bijvoorbeeld een vergadering
- Eindeloos heen-en-weer mailen
- Geen antwoord krijgen op een verzonden e-mail
- Het ontvangen van e-mails met onduidelijke informatie of vragen
Onderbrekingen
Wat is eigenlijk het grote probleem mat e-mail? Opvallend genoeg is dat meestal niet de grote hoeveelheid e-mail die je ontvangt, zo zeggen mijn cursisten, maar vooral dat je veel tijd kwijt bent met het verwerken van al die e-mail. En daarnaast is het vervelend dat e-mail je regelmatig onderbreekt in je werk. Veel mensen geven aan last te hebben van onderbrekingen door collega’s die iets komen vragen, nieuwe e-mail of whatsappjes, chatberichten of door de telefoon.
De gevolgen van deze onderbrekingen zijn groot. Men geeft aan:
- Ik heb het gevoel drie dingen tegelijk te doen;
- Ik heb moeite me te concentreren;
- Het lukt me minder om werkzaamheden af te ronden;
- Ik kom onvoldoende aan mijn echte werk toe;
Door alle onderbrekingen neemt dus je productiviteit e blijft er meer werk liggen. Daarnaast voel je je bij het ontvangen van veel e-mail of berichten onrustig of gestrest. Zet dus gauw alle notificaties op je computer en telefoon uit en stop je onderbrekingen.
Minder e-mail ergernissen
Gelukkig kun je zelf veel doen om je e-mail ergernissen te verminderen. Zo kun je vaak zelf zorgen voor minder e-mail. Bijvoorbeeld door je af te melden voor reclame of nieuwsbrieven of door te zoeken naar een alternatief communicatiemiddel, zoals de telefoon. Ook zelf minder e-mail versturen of zelf duidelijke, korte berichten versturen, helpen je om minder e-mail te ontvangen.
Maar ook samen met collega’s kun je oplossingen zoeken voor minder en vooral beter e-mailgebruik. In veel bedrijven is er een onduidelijke e-mailcultuur. Het is verstandig om samen te bespreken hoe jullie met e-mail willen samen werken. Bedenk bijvoorbeeld: Hoe sturen we duidelijke berichten? Wie moet wat weten (dus wie neem je mee in de CC bijvoorbeeld)? Moet ik een antwoord sturen naar de afzenden of naar iedereen (gebruik het liefst nooit de knop Allen Beantwoorden)? Hoe snel moet je op een e-mailbericht reageren?
Zo ga je van E-mail Ergernissen naar E-mail Etiquette. Een mooi onderwerp om te bespreken op E-mailloze Vrijdag!
Wil jij ook minder e-mail ergernissen en weer Grip op je e-mail? Als E-mail Professional Organizer help ik je op weg!
Door Annemiek Tigchelaar
