E-mail ergernissen top 5

Enkele jaren geleden ondervroeg ik ruim 500 mensen naar hu grootste E-mail Ergernissen. Zie hier de opvallende top 5.

1. Het ontvangen van onnodige, nutteloze berichten
2. E-mail verwerken tijdens bijvoorbeeld een vergadering
3. Eindeloos heen-en-weer mailen
4. Geen antwoord krijgen op een verzonden e-mail
5. Het ontvangen van e-mails met onduidelijke informatie of vragen

Onderbrekingen

Wat is eigenlijk het grote probleem mat e-mail? Opvallend genoeg is dat meestal niet de grote hoeveelheid e-mail die je ontvangt, zo zeggen mijn cursisten, maar vooral dat je veel tijd kwijt bent met het verwerken van al die e-mail. En daarnaast is het vervelend dat e-mail je regelmatig onderbreekt in je werk. Veel mensen geven aan last te hebben van onderbrekingen door  collega’s die iets komen vragen, nieuwe e-mail of whatsappjes, chatberichten of door de telefoon.

De gevolgen van deze onderbrekingen zijn groot. Men geeft aan:

• Ik heb het gevoel drie dingen tegelijk te doen;
• Ik heb moeite me te concentreren;
• Het lukt me minder om werkzaamheden af te ronden;
• Ik kom onvoldoende aan mijn echte werk toe;

Door alle onderbrekingen neemt dus je productiviteit e blijft er meer werk liggen. Daarnaast voel je je bij het ontvangen van veel e-mail of berichten onrustig of gestrest. Zet dus gauw alle notificaties op je computer en telefoon uit en stop je onderbrekingen.

Minder e-mail ergernissen

Gelukkig kun je zelf veel doen om je e-mail ergernissen te verminderen. Zo kun je vaak zelf zorgen voor minder e-mail. Bijvoorbeeld door je af te melden voor reclame of nieuwsbrieven of door te zoeken naar een alternatief communicatiemiddel, zoals de telefoon. Ook zelf minder e-mail versturen of zelf duidelijke, korte berichten versturen, helpen je om minder e-mail te ontvangen.

Maar ook samen met collega’s kun je oplossingen zoeken voor minder en vooral beter e-mailgebruik. In veel bedrijven is er een onduidelijke e-mailcultuur. Het is verstandig om samen te bespreken hoe jullie met e-mail willen samen werken. Bedenk bijvoorbeeld: Hoe sturen we duidelijke berichten? Wie moet wat weten (dus wie neem je mee in de CC bijvoorbeeld)? Moet ik een antwoord sturen naar de afzenden of naar iedereen (gebruik het liefst nooit de knop Allen Beantwoorden)? Hoe snel moet je op een e-mailbericht reageren?

Zo ga je van E-mail Ergernissen naar E-mail Etiquette. Een mooi onderwerp om te bespreken op E-mailloze Vrijdag! 

Wil jij ook minder e-mail ergernissen en weer Grip op je e-mail? Als E-mail Professional Organizer help ik je op weg!

Door Annemiek Tigchelaar

Het bericht E-mail Ergernissen verscheen eerst op Werkdrukverlager.

Voor- en nadelen van NEE zeggen

Als ingaat op het verzoek van een collega krijg je daar mogelijk complimenten en waardering voor terug en dat geeft je natuurlijk een goed gevoel. Daarentegen ben je misschien vaker moe en heb je moeite je eigen werk af te krijgen. Op de lange termijn houd je dit niet vol en loeren de gevaren van stress.

Hoe zou het zijn om vaker nee te zeggen? Ik zet de voor- en nadelen voor je op een rijtje. Wat argumenten wegen voor jou het zwaarst?

Assertiviteit

NEE kunnen zeggen heeft te maken met assertiviteit. Met je vermogen om voor je eigen belang op te komen. Minder assertieve mensen zijn geneigd zichzelf weg te cijferen en meer in het belang van anderen te handelen.

as·ser·tief bn zelfbewust, zelfverzekerd

Test je assertiviteit

Herken je je in de volgende stellingen? Welke punten verdienen extra aandacht?

• Ik zeg NEE als het me te veel is.
• Ik deel mijn mening.
• Ik uit kritiek, ook naar anderen.
• Ik neem deel aan discussies.
• Ik ken mijn grenzen.
• Ik geef mijn grenzen aan.
• Ik ken mijn behoeften.
• Ik vraag zonder moeite om hulp.
• Ik offer me niet op.
• Ik neem initiatief.
• Ik ben besluitvaardig.
• Ik sta open voor kritiek.
• Ik ontloop geen situaties.
• Ik ben zelfverzekerd.
• Ik geef mijn eigen werk voorrang.
• Ik kan prioriteiten stellen.
• Ik durf alles te bespreken.
• Ik ken mijn verantwoordelijkheden.

Begin makkelijk

Vind je NEE zeggen moeilijk? Begin dan makkelijk! Zeg eens NEE tegen:

• ongewenste reclame
• cc’tjes
• collega’s met lange monologen
• telefonische verkopers
• zeurende mensen of kinderen
• steeds dezelfde vragen
• onduidelijke verzoeken
• …………………………………

Dit helpt je NEE te zeggen zonder NEE te zeggen

• Gebruik je agenda goed om al je werkzaamheden te noteren en te plannen. Mensen die een goed overzicht hebben van hun taken zijnbeter in staat om hun grenzen aan te geven. Als je in een oogopslag ziet dat je ergens geen tijd voor hebt, dan wordt het een stuk makkelijker om je collega duidelijk te maken dat het vandaag of morgen niet gaat lukken. Je hoeft alleen maar je volle agenda te laten zien!
• Als je collega je iets vraagt, zeg dan ‘kun je dat nog even voor me op de mail/app zetten?’. Grote kans dat dat al te veel moeite is en dat je collega een andere oplossing zoekt. Bovendien hoef jij niet direct met het verzoek aan de slag en kun je rustig je werkzaamheden af maken.
• Wat hierbij aansluit is het vragen van bedenktijd. Als je collega je iets vraagt, zeg dan niet direct ja of NEE, maar vraag of je er even over mag nadenken. Spreek bijvoorbeeld af dat je er morgen op terugkomt. Zo heb je tijd om goed naar je planning te kijken. En als je collega echt haast heeft, zal hij/zij een andere oplossing moeten zoeken.
• Een bekende truc is het gebruik van het zinnetje ‘Moet Ik Dit Nu Doen?’. Stel jezelf deze vraag meerdere malen, waarbij je steeds de klemtoon op een ander woord legt. Het geeft je waardevolle inzichten in  of Jij Dit echt Nu Moet doen.

Gebruik een ‘NEE zeggen spiekbrief’

Maak het jezelf gemakkelijk en gebruik deze spiekbrief als iemand je vraagt iets te doen. Hang deze op je beeldscherm en je hebt altijd een goed antwoord paraat.

• Nu komt het me niet uit, kun je vanmiddag/morgen terugkomen?
• Ik zal erover nadenken en er bij je op terugkomen.
• Ik heb afgesproken geen nieuwe klussen op me te nemen.
• Deze week zit ik helemaal vol, kan ik je volgende week helpen?
• Mij is gevraagd deze klus vandaag af te maken, dus het gaat me vandaag niet lukken.
• Ik snap dat jij het ook druk hebt, maar ik kan je niet helpen.
• Het is me allemaal echt te veel, ik kan er niets meer bij hebben.
• Ik wil je wel helpen, maar als ik er een klus bijneem, moet er ook iets af. Wie kan me daarbij helpen?

Laat problemen bij wie ze horen

Als je ingaat op een verzoek of een vraag van een ander neem je, vaak zonder het door te hebben, zijn of haar probleem over. Het probleem springt zo als het ware over van de ander naar jou en ligt dan ineens op jouw bordje. Geen fijn idee en vaak ook niet de beste oplossing. Als je veel problemen op je bordje hebt liggen is de kans groot dat je eronder gebukt gaat en gaat piekeren.

Een alternatief kan zijn om de ander aan te moedigen het probleem zelf op te lossen of het zelf te proberen. Door hen vertrouwen te geven en hun zelfstandigheid te vergroten kunnen ze meer oplossen zonder jouw hulp! Uiteraard kun je aanbieden iemand op weg te helpen, mee te kijken of om mee te denken, maar zonder het probleem over te nemen. Bied bijvoorbeeld aan dat als er oplossingen bedacht zijn, je graag helpt de juiste keuze te maken, maar laat het bedenken van die oplossingen bij de ander.

Het bericht Leer NEE zeggen zonder NEE te zeggen verscheen eerst op Werkdrukverlager.

Re-integreren klinkt soms als de normaalste zaak van de wereld, want velen gingen je ten slotte voor. Het klinkt ook vrij gemakkelijk: gewoon langzaam je werkuren opbouwen, elke week een beetje meer. Maar zo makkelijk is het vaak niet. En onze ervaring leert dat er geen helder stappenplan voor een goede re-integratie bestaat. De hoogste tijd om onze beste tips voor jou en je leidinggevende op een rijtje te zetten voor een geslaagde re-integratie na je burn-out.

Jouw succesvolle re-integratie stap voor stap

1. Afstemmen met de Arboarts

Je hebt van jouw arbo-arts groen licht gekregen om weer aan de slag te gaan. Dat is fijn om te horen! Maar vraag voordat je naar huis huppelt goed aan je Arboarts de volgende dingen:

• Wat wordt mijn opbouwschema: hoeveel uur per week mag ik gaan werken en met hoeveel uur ga ik dat (twee)wekelijks verhogen.
• Wat mag mijn leidinggevende nu van mij verwachten?
• Wat doe ik als het nog niet lekker met me gaat?

Het is verstandig om dit soort dingen goed met je Arboarts door te spreken. Hij/zij is ten slotte de ervaringsdeskundige.

2. Goede afstemming met je leidinggevende

Vervolgens neem je contact op met je leidinggevende. Spreek niet alleen een moment af waarop je weer gaat beginnen, maar plan vooral een moment in om samen bij te praten en je werkzaamheden af te stemmen. De ervaring leert dat als jullie hier niet de tijd voor nemen, dit er in de dagelijkse hectiek vaak bij in schiet en dat vergroot het risico dat je eerder vervalt in oude patronen en in je oude werkdruk.

• Bespreek met je leidinggevende je nieuwe rol. Vaak begin je op arbeidstherapeutische basis en dat is niet alleen in uren heel beperkt, maar ook qua type werkzaamheden moeten het geen dingen zijn waarop (veel) druk ligt. Het zouden taken moeten zijn waarvan niet veel afhangt, gewoon om je weer een beetje het gevoel te geven dat je bezig bent en hoe je dat ervaart.
• Stem goed af met je leidinggevende wat je wel en niet gaat oppakken. Welke klussen/klanten/projecten horen (voorlopig) niet bij jouw werkpakket. Je kunt onmogelijk al het werk dat is blijven liggen gaan oppakken, dat zou een recept voor een nieuwe burn-out zijn, dus maak hier goede afspraken over.
• Het is fijn als niet alleen je taken, maar ook je prioriteiten helder zijn. Zodat je niet zelf eindeloos door je mails hoeft te scrollen om te bedenken wat je vandaag eens zal gaan doen. Het kijken naar al die onafgeronde taken geeft je waarschijnlijk een moedeloos en opgejaagd gevoel.
• Misschien ben je tijdens je afwezigheid (deels) door een collega vervangen. Stem met je leidinggevende af hoe je vervanging wordt afgebouwd en wie wanneer en waarvoor het juiste aanspreekpunt is bij vragen van collega’s of klanten. Zorg er ook voor dat je leidinggevende deze afspraken goed met je vervanging en overige collega’s afstemt.
• Evalueer de achterstanden. Als je gedeeltelijk of helemaal niet bent vervangen, is het onvermijdelijk dat er steeds meer achterstand ontstaat. Ook in de komende weken waarin je nog niet volledig werkt, kan de achterstand verder oplopen en dat is natuurlijk geen prettig idee. Vraag je leidinggevende wat hij/zij van plan is om hiermee te gaan doen. Neem dit probleem dus niet direct weer op jouw eigen schouders, maar laat die verantwoordelijkheid echt nog even bij je leidinggevende liggen.

3. Goede afstemming met je collega’s

En dan is daar de dag dat je weer gaat beginnen. Dat kan best inspannend en wennen zijn. Je begrijpt dat als je begint met een klein aantal uren per week je nog niet veel van jezelf mag verwachten. Ons advies is om de eerste dagen nog niet je e-mail te openen, maar alle tijd te nemen voor koffie drinken en bijpraten. Die uren vliegen voorbij, dat hoort zo en dat is prima.

Het is ook belangrijk om tegen je collega’s heel duidelijk te zijn over je nieuwe werkpakket. Welke taken horen de komende tijd wel of juist niet bij jou. Wees hier direct duidelijk in, zodat iedereen weet waarvoor men bij jou kan aankloppen. Dit helpt je om goed je werkzaamheden, en dus je werktijd, af te bakenen.

4. Werkzaamheden om wel of niet te doen tijdens je re-integratie

Je begint je werkweken met maar een klein aantal uren per dag. Hoe richt je deze uren op een verstandige manier in.

• Wees realistisch in wat je kunt doen in je kortere werkweek. Bij mensen die weinig uren werken kosten randzaken zoals e-mail afhandelen, werkoverleg of bijpraten met een collega relatief meer tijd. Bovendien heb je niet direct je oude werktempo teruggevonden. We adviseren je om voor ongeveer de helft van je uren werkzaamheden in te plannen, de overige uren zullen waarschijnlijk op gaan aan randzaken en voorbijvliegen.
• Werk het liefst aan kleine, afgebakende taken. Hapklare brokjes werk noemen we dat. Een klus met een duidelijke kop en staart die je in een beperkt aantal uren kan afronden. Op deze manier ontstaan er geen losse eindjes die je een onrustig of onvoldaan gevoel kunnen geven.
• Samen met je leidinggevende heb je bepaald welke zaken je aandacht mag gaan geven. Dat kunnen reguliere werkzaamheden zijn of projecten; voor beide geldt dat hij/zij duidelijk moet zijn in de verwachtingen. Reguliere werkzaamheden A en B doe je nog (voor zover je dat lukt), maar C/D/E/F laat je liggen. Projecten 1 en 3 doe je nog, maar projecten 2, 4/5/6/7/8 laat je liggen. Op basis van deze kaders kun je vervolgens je mailbox gaan beoordelen, en e-mails markeren (bijvoorbeeld met een kleurcategorie) die horen bij werkzaamheden A en B of projecten 1 en 3. Alle andere e-mails schuif je in een map ‘Niet doen’.
• Hoewel je mogelijk de begrijpelijke neiging hebt te gaan voor de ’top-1-prioriteit’ werkzaamheden, zou dat niet je keuze moeten zijn. Dat zijn meestal de werkzaamheden die veel druk meebrengen en waarvan je waarschijnlijk ook meer stress ervaart. Laat de ’top-1-prioriteit’ werkzaamheden nog even rusten en begin met klussen zonder haast.

5. Blijf gezond

Bij het re-integreren na een burn-out ben je wel hersteld van je burn-out, maar vaak nog niet helemaal. Je grootste valkuil is nu om weer in je oude valkuilen te stappen en dezelfde dingen te gaan doen die je destijds nou juist die burn-out indreven. Een burn-out is vaak vervelend, maar ook een prachtige leerschool. En dit is hét moment om dingen anders aan te gaan pakken. Om te leren van je fouten en met een schone lei te beginnen. Benut die kans!

Houd je echt strikt aan de werkuren die je met de arbo-arts hebt afgesproken. Trap niet in de valkuil om toch nog even dit of dat te doen. Als het tijd is, doe je je computer uit en ga je gewoon naar huis. Een les om vast te houden, ook als je weer fulltime werkt.

Bedenk goed wat je hebt geleerd van je burn-out of wat je nog te ontwikkelen hebt. Dit is het moment om te bekijken hoe je deze lessen nu in de praktijk kunt brengen. Gaat dat je goed af of bent je toch geneigd om weer in dezelfde fouten te maken? Zoek dan hulp om deze zaken blijvend op te lossen. Bekijk bijvoorbeeld onze mogelijkheden voor persoonlijke stress coaching.

Instructies voor de leidinggevende

Jij als leidinggevende hebt een belangrijke sleutelrol rond de werkdruk en het werkgeluk van je medewerkers. In de eerste plaats bij het voorkomen van een burn-out, maar uiteraard ook bij een geslaagd re-integratietraject. Onderschat je rol niet en maak serieus werk van de volgende punten:

• Ga regelmatig in gesprek. Niet alleen over het aantal werkuren, maar vooral over hoe die in te vullen. Geef duidelijk aan welke werkzaamheden niet hoeven en wat er kan wachten.
• Geef praktische steun. Schuif bijvoorbeeld een half uurtje aan aan het bureau en help met prioriteren van diverse taken of e-mail.
• Bied een luisterend oor, wees oprecht geïnteresseerd en bespreek ook hoe jullie niet weer in dezelfde valkuilen kunnen stappen die de burn-out hebben veroorzaakt.
• Zorg dat werkzaamheden in kleine brokjes op te delen zijn, zodat het past in de korte werkdagen.
• Zorg voor werkzaamheden zonder druk, stress of deadlines. Makkelijker gezegd dan gedaan als je je bedenkt dat het openen van een e-mailbox al erg stress gevend kan zijn, zeker als je maar een paar uur per dag werkt.
• Moedig de werknemer aan zich aan de afgesproken werkuren te houden.
• Communiceer naar de overige teamleden. In elke geval over de gemaakte werkafspraken en over wat men van de re-integrerende werknemer mag verwachten.
• Stem ook af met de Arboarts, vraag deze om re-integratietips.

Meer weten over wat je als leidinggevende kunt doen rond de werkdruk van je medewerkers? Bekijk hier onze training Stress verminderen voor leidinggevenden.

Door: Annemiek Tigchelaar en Karen Visser

Het bericht Re-integratie na een burn-out verscheen eerst op Werkdrukverlager.

Naar aanleiding van de tweede Nederlandse Hoardingweek leek het mijn collega Karen Visser en mij interessant om te kijken naar de relatie tussen e-mail en bewaren. Dat onder e-mailgebruikers ook hoarding plaatsvindt, twijfelen we niet aan. Regelmatig komen we ze tegen tijdens trainingen en coachingstrajecten: mensen die triomfantelijk vertellen dat zij toch maar mooi dat ene mailtje uit 2015 nog hadden, toen de rest van de afdeling die afspraak met de leverancier nergens meer kon terugvinden. Of mensen die gewoon 80.000 e-mails bewaren, onder het motto ‘Weggooien kan altijd nog’ (maar dat doen ze niet!).

Wat is hoarding?

Wat is hoarding eigenlijk? Want iedereen bewaart toch wel e-mails, zou je zeggen. Dat hoeft niet echt een probleem te zijn. Als professional organizers hanteren we deze definitie:

Je verzamelt of bewaart spullen e-mails die in de ogen van anderen weinig of geen waarde hebben, op een dwangmatige manier. Afstand doen van die spullen e-mails lukt niet of nauwelijks, ondanks dat je woonruimte mailbox zo vol is dat hij niet meer leefbaar werkbaar is. De situatie is een enorme stressbron en beperking in je dagelijks leven.

We maakten een paar kleine aanpassingen in de definitie en je hebt er een beeld bij: een inbox met duizenden en duizenden e-mails, van onduidelijke status (wel of geen actie, wel of niet meer actueel?) en in het ergste geval ook totaal ongeorganiseerd. Dan spreken we over e-mailhoarding. Dat kán anders!

Archiveerbeleid

Wat niet meehelpt is dat het in de meeste organisaties niet helder is welke e-mails je moet bewaren. Misschien werk je in een organisatie waar de afdeling IT of de afdeling DIV hierover een duidelijke visie heeft: welke e-mails je hoort te bewaren, waar en hoe. Dergelijke duidelijkheid is prettig – al houdt lang niet iedereen zich aan dat soort afspraken, is onze ervaring.

Meestal laten organisaties het aan het beoordelingsvermogen van hun medewerker over: wat doe ik met e-mails en hoe sla ik ze op? Mappen of geen mappen, weggooien of op een gezamenlijke schijf opslaan: de keuzes zijn legio. Vaak is het gevolg dat je voor de zekerheid maar besluit om veel, heel veel e-mails te bewaren. Maar hoe gezond ga jij om met het bewaren van e-mail? Test jezelf met de test hieronder en kom erachter!

E-mailhoarding zelftest

Karen en ik ontwikkelden een zelftest voor wie wil weten of hij gezond omgaat met het bewaren van e-mail. Want alles bewaren is niet slim, maar alles weggooien kan ook een issue zijn! Je vindt de zelftest hier:

E-mail-hoarding ja of nee_een-zelftest(download)

Ben jij een Hyperarchiveerder, het type Ontplofte Bom of misschien iemand met Weggooi Angst? Leer de vijf types kennen in de zelftest! We leggen je de verschillende e-mailbewaartypes uit én geven je tips hoe hiermee om te gaan. Voor vragen kun je ons (jazeker…) gewoon mailen. 🙂

Door: Karen Visser en Annemiek Tigchelaar

Het bericht Ben jij een e-mailhoarder? verscheen eerst op Werkdrukverlager.

Om helder te krijgen Wat je moet doen, brengen we eerst al je acties, taken en werkzaamheden op orde. Bij het Wanneer gaat het om prioriterings- en planningsvaardigheden en bij het Doen gaat het over bijvoorbeeld uitstelgedrag, perfectionisme en onderbrekingen. Deze stappen klinken allemaal heel simpel, maar zijn vaak lastiger dan je denkt en ze hebben hun eigen valkuilen.

Wát moet je doen?

Inzicht krijgen in al je werkzaamheden, taken en acties. Dit kan een flinke speurtocht zijn! Ga maar na eens waar je je diverse werkzaamheden of acties kunt vinden (e-mail, takenlijst, aantekeningen, notulen, projectplannen, klantendossiers, telefoon, sms, post, agenda, vragen van anderen, vast taken, enz).

• Verzamel al je taken en maak ze inzichtelijk
• Noteer al je taken in één prettig takensysteem (liefst digitaal)
• Wat moet jij doen en wat kan een ander doen?
• Voorkom te veel taken door vaker nee te zeggen of durf te beslissen dat je taken niet doet

Zo gauw het is gelukt om meer overzicht te creëren in al die werkzaamheden ontstaat er inzicht in aes wat je moet doen. Waarschijnlijk meer dan je dacht. Geen wonder dat je altijd zo’n druk en onrustig gevoel had.

Wannéer moet je het doen

Dan is het tijd voor de tweede stap: Wanneer ga je Wat doen? Moet je alles wel doen?

• Weet wat prioriteiten heeft voor jou en je organisatie. Houd hierbij je doelen voor ogen
• Maak bewust een keuze tussen niet doen, nu doen of later doen
• Plan eerst de grote klussen en daarna pas de kleinere
• Plan ruim en houd rekening met verstoringen en onverwachte zaken

Het maken van een planning kan een lastig klus zijn, maar met de juiste timemanagement tips is het zeker zinvol. Nu je weet Wat je moet doen en Wanneer je het moet doen, komt de laatste uitdaging: Doen wat je moet doen.

En tenslotte: Doen

Bij deze derde stap liggen diverse bedreigingen op de loer, zoals uitstelgedrag, onderbrekingen en perfectionisme.

• Vermijd uitstelgedrag: doe gewoon wat je moet doen. Slik de kikker!
• Voorkom dat je vaak wordt onderbroken in je werk. Zorg ervoor dat je in rust kunt werken
• Stop op tijd met een taak. Zo houd je tijd over voor andere zaken.
• Doe één ding tegelijk

Samen zoeken we naar oplossingen om jou te laten doen wat je moet doen, zodat je de juiste zaken op het juiste moment doet!

Door: Annemiek Tigchelaar

Het bericht Basis timemanagement: weten wat je wanneer moet doen verscheen eerst op Werkdrukverlager.

Tijd voor jezelf heb je nodig om goed voor jezelf te kunnen zorgen. Tijd die je vrij kunt besteden aan jezelf, een hobby of aan je dierbaren. Om te kunnen ontspannen of te sporten, zodat je gezond en vitaal kunt worden en blijven.

Waarom is kiezen voor jezelf zo belangrijk?

Jouw fundament is een gezond lichaam. Denk aan een gebouw met een slechte fundering, dat is een recept voor problemen. Ook jouw successen en resultaten kun je alleen bereiken als je zo goed mogelijk in je vel zit. Energie is de sleutel tot jouw successen.

Om voldoende energie te krijgen om optimaal te presteren heb je meer nodig dan eten en slaap. Ontspanning, bewegen en sociale contacten zijn net zo belangrijk voor je balans en je gezondheid. Zorg ervoor dat al deze vijf elementen aanwezig zijn in jouw dagelijkse leven en met elkaar in evenwicht zijn. Zo ontstaat jouw energieschijf van vijf.

Hoe lekkerder je in je vel zit, hoe meer plezier je beleefd aan je werk en alle andere aspecten uit het leven. Als je je gezond voelt, wordt alles een beetje leuker. Bovendien geeft gezond zijn je meer zekerheid dat je nu en in de toekomst voor jezelf, je gezin en je inkomen kan blijven zorgen.

Bij regelmatig bewegen worden er gelukshormonen aangemaakt.

Regelmatig actief zijn stimuleert zelfs de aanmaak van nieuwe hersencellen en uitlopers in de hippocampus, een gebiedje in je hersenen. Je geheugen verbetert door te sporten. Trainen voor een marathon is niet nodig, maar bij driemaal per week 45 minuten stevig doorwandelen, zien wetenschappers al deze groei. Genoeg reden om voor jezelf te kiezen, goed voor jezelf te zorgen en regelmatig te sporten lijkt me. Wat houdt je nog tegen?

Wat houdt je tegen?

Hoe kan het toch dat wanneer je je had voorgenomen om te gaan sporten, maar toch op de bank blijft liggen, dat je daar allerlei ‘goede redenen’ bij weet te verzinnen? Of andersom. Stel je wou op de bank relaxen, maar je gaat toch weer wat doen, dan weet je daar ook allerlei ‘goede redenen’ bij te bedenken. We kunnen op de een of andere manier altijd onze keuze voor onszelf goed praten. Ons eigen hoofd zit altijd vol argumenten die ons op dat moment goed uitkomen. Op deze manier rechtvaardig je je eigen keuze, zonder schuldgevoel.

Zo kom je er natuurlijk niet! Wat hierbij helpt is het stellen van duidelijke doelen en deze goed voor ogen houden. Dan kun je je keuzes afwegen in het licht van die doelen en dan kun je beter bepalen wat écht de juiste keuze is.

Mogelijk voel je je schuldig als je naast je drukke baan nog meer uren ‘inpikt’ voor jezelf en niet aan je gezin besteed. Misschien hoor je wel gemopper als je nog later thuis komt, omdat je eerst was gaan sporten. Of juist als je ’s avonds de deur uit gaat.
Kies jij eerder voor een ander dan voor jezelf? Waarom? Vaak is nee-zeggen tegen die ander lastiger dan nee-zeggen tegen jezelf. Raar eigenlijk! En dus help je die gezinsleden, collega of vriendin en schiet de tijd voor jezelf er weer bij in. Denk vaker aan het zuurstofmasker in het vliegtuig. De stewardess leert je altijd om die eerst bij jezelf op te doen en daarna pas anderen te helpen. Want je kunt pas goed voor een ander zorgen als je eerst goed voor jezelf zorgt!

Heb je geen energie om te gaan sporten? Ja, zo blijf je rondjes draaien en kom je er natuurlijk niet. Je hoeft geen marathon te lopen, je hoeft niet te winnen. Je hoeft alleen maar te beginnen. Spannend om te beginnen? Natuurlijk, dat kan ik me voorstellen, maar laat je niet tegenhouden door angst voor tegenslag, terugval of teleurstellingen. Accepteer dat er tegenslag is, dat hoort bij het leven, maar geef niet bij voorbaat op. Begin!

Hoe kun je meer bereiken?

Hoe kun je het resultaat dat je wilt bereiken vergroten? Een mooie manier om naar het verwachte resultaat te kijken is gebruik maken van het Triade model. Dit model luidt: Resultaat = Motivatie * Capaciteit * Gelegenheid. Hoe groter je motivatie, capaciteit en gelegenheid, hoe groter je resultaat zal zijn. Dat betekent dat wanneer één van deze factoren laag scoort, je resultaat laag zal zijn.

Motivatie = het gedrag willen vertonen
Capaciteit = het gedrag kunnen vertonen
Gelegenheid = omstandigheden die het gedrag mogelijk maken, bijvoorbeeld voldoende tijd, middelen of sociale omstandigheden.

Hierbij is je motivatie leidend: een hogere motivatie blijkt een sterk punt om een groter resultaat te behalen. Zorg dus dat je voldoende gemotiveerd bent om aan jezelf te werken en tijd voor jezelf vrij te maken. Maak het leuk, gezellig, uitdagend, afwisselend, prikkelend of juist relaxed genoeg om eraan te beginnen, maar vooral ook om het vol te houden.

Kijk naar de factoren van het Triade model en bepaal wat jij kunt doen om je gewenste resultaat te vergroten. Hoe kun jij je motivatie, capaciteit of gelegenheid vergroten?

Zo maak je meer tijd voor jezelf

Hup, maak zin, vergroot je motivatie!
Zoek activiteiten die je leuk vind en zoek uitdagingen die bij je passen. Maak het laagdrempelig, maak het minder groot of moeilijk voor jezelf, het is geen straf. Misschien heb je vaak geen zin om te gaan sporten, maar herken je dat je altijd weer thuis komt met een goed gevoel? Gewoon gaan dus! Zorg voor een positieve mindset. Soms helpt het om jezelf uit te dagen met bijvoorbeeld een activity tracker, zo’n sporthorloge, om bij te kunnen houden hoeveel je hebt gedaan en of je conditie vooruitgaat.

Onthoud dat sporten een middel is en geen doel op zich. Het is een middel om goed voor jezelf te zorgen en je doelen te behalen. Heldere doelen stellen, is trouwens ook een goed idee.  Met doelen stellen wordt alles makkelijker. Met doelen maak je eerder tijd vrij voor het sporten. Je hebt de juiste motivatie om je doel binnen een bepaalde tijd te behalen. Zo heb je dus ook meer tijd om goed te sporten. Doelen geven je focus. Met een doel voor ogen, maar je sneller de juiste keuzes. Zie een vitaal en gezond leven voor je en ga ervoor! Geef jezelf prioriteit en gun jezelf tijd om aan jezelf te werken. En vergeet niet om jezelf een complimentje te geven als je tijd hebt vrijgemaakt en hebt gewerkt aan je eigen gezondheid.

Je kan het! vergroot je capaciteit,

Capaciteit gaat over de benodigde kennis, vaardigheden en fysieke mogelijkheden om iets uit te voeren. Ken je, kun je en kan je het? Heb vertrouwen in jezelf en je lichaam. En misschien kun je niet alles, dat geeft niets, elk stapje dat jij zet om beter voor jezelf te zorgen en beter voor jezelf te kiezen telt!

Denk niet in problemen, maar in mogelijkheden (niet dippen, maar dimmen).

Met voldoenden gelegenheid gaat het je zeker lukken!
Plannen, plannen, plannen. Een goede tip om tijd vrij te maken voor jezelf of om te sporten is je momenten plannen. Plan het liefst vaste momenten in de week. Structuur en regelmaat zijn de bouwstenen van doorzettingsvermogen. Alleen vertrouwen op je wilskracht is niet genoeg. Je hebt helaas geen onuitputtelijke bron van doorzettingsvermogen, na een zware dag is de koek op. Je hebt een strategie nodig om het écht te gaan doen en vol te kunnen houden. Maak een afspraak met een vriendin om te gaan sporten als stok achter de deur of leg ’s ochtends al je sportkleding klaar. Het helpt je om je dingen te doen met net wat minder moeite. Hou in je planning rekening met je eigen ritme. Ben je een ochtendmens en heb je ’s avonds geen puf meer over? Sport dan ’s ochtends of ’s middags direct vanuit je werk.

Wil jij graag meer tijd maken voor jezelf? Ik geef je graag een duwtje in de rug middels persoonlijke stress coaching.

Door Annemiek Tigchelaar

Het bericht Hoe maak je tijd voor jezelf? verscheen eerst op Werkdrukverlager.

Veel mensen hebben het druk, daar is niets vreemds aan, maar niet iedereen ervaart evenveel stress bij eenzelfde stapel werk. Stress is dat vervelende, opgejaagde gevoel van binnen. De een heeft rusteloze benen, een ander buikpijn, een hogere hartslag, stijve schouders of hoofdpijn. Het gekke is dat een drukke dag of een volle to-do lijst je op zich geen stress geven. Daar is iets anders voor nodig.

Drukte –> Negatieve gedachten –> Stressgevoel

Niet je volle agenda, maar de gedachten die je daarbij hebt geven je een gevoel van stress. Door gedachten als ‘ojee ik krijg dit nooit af’, ‘ik ben een waardeloze collega’ of ‘dit gaat vast verkeerd’ krijg je een vervelend gevoel. Deze gedachten komen ongemerkt, vliegensvlug en in allerlei variaties bij je op. Dit gaat helemaal vanzelf, zonder dat je de gedachte zelfs maar door hebt. Ongemerkt leg je jezelf door deze gedachten als het ware druk op en geef je jezelf hiermee een stressgevoel. De een doet dit sterker en voelt dus meer stress, dan de ander. Deze gedachten zijn overigens heel normaal. We zijn als mens een sociaal dier en willen nou eenmaal graag onze taken goed doen en op tijd afhebben.

Het is dus niet de drukte an sich die jou stress geeft, maar de onbewuste, automatische processen in je hoofd die daarvoor zorgen. En hoe zou het maken van een planning je hierbij moeten helpen? Lastig inderdaad. Een planning kan je maar beperkt helpen om minder stress te voelen.

Door een planning krijg je meer gedaan

Het maken van een planning kan je wel meer overzicht geven in wat je allemaal moet doen. Vaak geeft dit een fijn gevoel, doordat je vertrouwen groeit dat je het allemaal af gaat krijgen of dat je niets zal vergeten. Je krijgt dus meer positievere gedachten en dat is natuurlijk mooi. Waar een planning echt heel goed bij helpt is je helpen met de juiste taken op het juiste moment doen. Dus minder tijd verlummelen met onbeduidende zaken. Een planning helpt je dus met je beter focussen. En door het maken van een planning krijg je vaak meer gedaan. Wauw, dat zal je zeker positieve gedachten en dus een goed gevoel geven!

Drukte –> plannen –> positiever gevoel –> minder stress

Het werken met een planning is dus een geweldig hulpmiddel om overzicht te krijgen, je focus te verhogen en meer gedaan te krijgen. Super. Maar het zorgt er niet voor dat je het minder druk hebt. Je hebt nog altijd even veel te doen, maar je krijgt je taken wel gemakkelijker weg gewerkt. Door het maken van je planning kijk je met meer vertrouwen naar je berg werk, dat geeft je dus een positiever gevoel en daardoor voel je minder stress. Je planning draagt dus bij aan een positievere mindset en dat werkt uitstekend tegen stress, maar die stapels blijven even hoog.

Wil je verder je stress verlagen? Werk dan verder aan een positiever gevoel, meer zelfvertrouwen of verhoog je assertiviteit. Wil je je stapels werk verlagen? Kijk dan hoe je effectiever en efficiënter zou kunnen werken.

Met het verlagen van je stress of het verlagen van je stapels help ik je graag, middels persoonlijke stress coaching.

Lees verder over het verschil tussen werklast, werkdruk en werkstress.

Door Annemiek Tigchelaar

Het bericht Waarom je planning niet tegen stress helpt – of wel verscheen eerst op Werkdrukverlager.

Je werkdruk in het onderwijs verlagen is geen gemakkelijke opgave, toch is er veel mogelijk om zelf je werkdruk aan te pakken. In een gerichte enquête* onder onderwijzend personeel onderzocht ik wat precies de werkdruk in het onderwijs veroorzaakt én wat helpt om deze te verlagen. Door de vele veranderingen in het onderwijs, het grotere aantal zorgleerlingen en door corona is de werkdruk de afgelopen jaren verder toegenomen. Maar liefst 78% van de respondenten geeft de hoogte van zijn of haar werkdruk een cijfer van zeven of meer (op een schaal van tien).

De werkdruk in het onderwijs is vaak in het nieuws. Het kabinet heeft extra gelden uitgetrokken voor het aantrekken van extra (ondersteunend) personeel, wat in de huidige arbeidsmarkt een lastige opgave is. Aan andere zaken, zoals het verlagen van de administratieve lasten voor onderwijzend personeel, of het efficiënter inrichten van het onderwijs wordt maar weinig gedaan, zo blijkt uit de enquête. En dat terwijl bijna twee derde van de respondenten aangeeft dat de werkdruk regelmatig tot vaak van invloed is op de kwaliteit van de lessen. De hoogste tijd om op een rij te zetten wat er dan wel helpt. Wacht niet langer tot anderen je werkdruk verlagen, maar ga zelf aan de slag met onderstaande tips!

Ik kom uit een echte ‘onderwijsfamilie’. Mijn opa begon een school voor speciaal onderwijs in Epe; nog altijd staat daar de naar hem vernoemde van der Reijdenschool. Alle vier zijn kinderen en later meerdere kleinkinderen zijn gaan werken in het onderwijs, al zag ik ook dat niet iedereen dat volhield. Vroeger konden onderwijsprofessionals met een VUT- of vroegpensioenregelingen vervroegd uitstromen. Die luxe is er nu helaas niet meer en in dit onderzoek wordt dan ook de zorg uitgesproken over hoe dit werk vol te houden is tot de pensioendatum.
Ruim een derde van de respondenten is bang dat de huidige werkdruk op den duur niet meer werkbaar is. Het onderwijs werd lang gezien als een roeping en een baan voor het leven. Dat is al lang niet meer zo en wanneer je gaandeweg je passie en werkplezier verliest, wordt volhouden erg lastig. Voor mij de hoogste tijd om te onderzoeken wat er wel helpt om je werkdruk te verlagen en werkplezier te verhogen. Ik geef je hierbij mijn beste tips.

1)   Beheers je administratie

De beste oplossing om je werkdruk ter verlagen is het verlagen van de administratielast, zo vindt maar liefst 58% van de respondenten. Helaas blijkt ook dat slechts 6% van de scholen hier daadwerkelijk iets aan doet. Je zal dus zelf moeten zorgen dat je handiger en sneller die administratieve rompslomp verwerkt. Ik merk vaak dat een deel van het onderwijzend personeel heel handig is met planningen en computers, maar voor anderen is het een crime. Misschien ben jij zo iemand die echt koos voor het werken met kinderen en niet voor werken met een beeldscherm? Dat snap ik. En je kan natuurlijk niet overal goed in zijn, maar je kunt je wel ontwikkelen en bekwamen in efficiënter werken. De volgende tips helpen je.

  a)     Zorg voor overzicht in je klussen

Als er iets helpt bij efficiënt werken dan is het overzicht. Helder hebben wat je precies moet doen vandaag en wat er van je verwacht wordt, is de basis van goed timemanagement. Om je taken op orde te krijgen gebruik je een takenlijst. Zie een takenlijst als een boodschappenlijst: je hoofd kan niet alles onthouden en als je er geen gebruikt, is de kans groot dat je met de verkeerde producten thuiskomt. Zo is het ook in je werk. Zonder goed takensysteem is de kans groot dat je de verkeerde dingen doet en niet afmaakt wat er eigenlijk belangrijk is voor vandaag.

  b)    Bekwaam je in Outlook

Niet goed werkende ICT-systemen en het moeten werken met vele of omslachtige computerprogramma’s wekken steevast tot ergernis, zo ook binnen het onderwijs. Vaak kun je ergernissen voorkomen en tijd winnen als je zelf goed leert werken met deze programma’s. Verdiep je in het sneller verwerken van je e-mail, zo lees je hier over het op orde krijgen van je inbox. Of kijk eens met een handige collega mee.

  c)     Goed plannen

Maar liefst 71% van de respondenten werkt wekelijks tot zelfs dagelijks over. Zaak dus om je tijd goed in de gaten te houden. En dat begint met een goede agenda. Werk je het liefste op papier, koop dan een grote agenda op A4 formaat waarin je goed kunt noteren wat je wanneer moet doen. Maak dus een goede planning, waarin je al je activiteiten opneemt. En bedenk: je hebt maar een beperkt aantal uur. Je kunt niet alles doen. En dat hoeft ook niet.

Begrens je werktijd, houd een duidelijke eindtijd voor ogen en ga dan naar huis. Want over overwerken kan ik heel duidelijk zijn: het hoort niet en het zou niet nodig moeten zijn. Ernstige uitzonderingen in absolute crisissituaties daargelaten hoort je werk in jouw werkuren te passen. De smoes dat overwerken erbij hoort, is absurd. Je krijgt in een winkel ook niet meer dan afgesproken, je krijgt ook niet meer salaris dan afgesproken en jouw werkgever krijgt dus ook niet meer van jou dan afgesproken. Basta! (Maar ja, ik heb makkelijk praten, ik sta niet in jouw schoenen.) Meer tips tegen overwerken vind je hier.

2)   Beperk je niet-lesgebonden taken

Op de vraag ‘wat zie jij als oplossingen om je werkdruk te verlagen die jij ZELF zou kunnen nemen?’ kwam een overweldigend nummer één antwoord. Maar liefst 80% antwoordde: leren vaker nee te zeggen of mijn grenzen aan te geven. Gevolgd door ‘leren dat ik niet alles perfect hoef te doen en ‘leren me minder druk te maken en mijn werk los te laten’ met beide 44%.

Goed, leren nee-zeggen dus, niet te veel werk of hooi op je vork nemen en niet overal enthousiast inspringen.  Misschien heb je een passie voor je vak of ben je erg betrokken? Daar is op zich niets mis mee, maar door een groot hart voor de school waar je werkt, trek je al gauw meer werk naar je toe dan strikt noodzakelijk. Collegiaal zijn is heel fijn, maar je kunt niet de problemen van al je collega’s of van alle leerlingen oplossen. Leer te zien wat er bij jou hoort en wat niet. Stop je energie in de juiste dingen, die geven vaak ook het meeste resultaat. Stop met je bezig te houden met zaken die niet bij jou horen. Nee zeggen en je grenzen aangeven gaan makkelijker als je inzicht hebt in wat je moet doen en wat écht belangrijk voor je is. Zorg dus dat je je prioriteiten helder hebt. Blijf je het lastig vinden? Ontwikkel dan je assertiviteit en je vermogen om voor je eigen belang op te komen.

Niet ergeren, maar leren
Dat ergeren niet productief is, is wel duidelijk. Gelukkig kun je vaak iets aan ergernissen doen: door dingen te leren. En je weet: je bent nooit te oud om te leren!

• Erger je niet aan trage computersystemen, maar verdiep je in hoe je er efficiënter mee kunt werken.
• Erger je niet aan die lastige of irritante collega, maar leer hoe je handiger kunt samenwerken.
• Ga niet gebogen onder de opgelegde werkdruk, maar leer hoe je je werkdruk zelf kunt verlagen (en kun je hier wel wat hulp bij gebruiken, stuur me dan gerust een e-mailtje.

3)   Deel meer met elkaar

Als leerkracht dreigt het gevaar dat je op je eigen eilandje blijft zitten, in je eigen vertrouwde klaslokaal. Zo zonde, want veel oplossingen om je werkdruk te verlagen liggen juist in het samen delen. Ik geef enkele voorbeelden:

  a)     Besprek met elkaar je problemen en je werkdruk

De werkdruk vaker bespreken en beter bespreekbaar maken, ziet 37% als een oplossing die jouw school zou kunnen nemen om de werkdruk te verlagen. Helaas geeft slecht een op de vijf respondenten aan dat dit daadwerkelijk gebeurt. Hier is dus gemakkelijk winst te behalen. Bespreek de werkdruk vaker met je collega’s, je leidinggevende en geef het een vaste plek in het werkoverleg. Dat kan bijvoorbeeld door iedereen zijn ‘werkdrukrapportcijfer’ laten delen tijdens het overleg: hoe hoog was jouw werkdruk de afgelopen periode? Dat geeft een concreet meetpunt om te praten over dalingen, stijgingen en verschillen.

  b)    Vraag vaker een collega om hulp

Ruim een derde van de respondenten geeft aan te moeten leren dat je niet alles alleen hoeft te doen en dat je vaker een collega om hulp mag vragen. Vragen staat vrij toch?

  c)     Zoek hulp bij problemen met zorgleerlingen

De werkdruk is de afgelopen jaren onder andere toegenomen door het hogere aantal zorgleerlingen, zo zegt de helft van de deelnemers aan de enquête. Nou is daar helaas niet zo veel aan te doen, dus bekijk vooral wat je wél kunt doen. Vraag meer hulp van collega’s of de intern begeleider. Deel tips en ideeën met elkaar en bekwaam je in meer kennis en vaardigheden om jouw leerlingen goed te kunnen begeleiden.

  d)    Deel lesmaterialen met elkaar

Een van de genoemde suggesties in de enquête was om meer onderwijsmateriaal te delen. Ik vind dat een hele mooie optie. Gelukkig zijn er online meerdere platforms waar lesmateriaal wordt gedeeld en ook op Facebook worden er in vele groepen ideeën uitgewisseld. Zo werkte mijn broer, die biologie docent is, mee aan biologiepagina.nl.  Ook binnen je eigen school zou er een plek moeten zijn om onderwijsmateriaal te borgen en te delen, bijvoorbeeld in een online bibliotheek of in een specifieke map op een gezamenlijke netwerkschijf.

4) En verder: loslaten en accepteren

Hopelijk hebben bovenstaande tips je al een heel eind op weg geholpen. Heb je het nog steeds te druk, probeer dan te kijken of je het echt te druk hébt (ga dan terug naar stap drie en bespreek het met je collega’s of je leidinggevende) of dat je je vooral te druk máakt. Vaak maak je je in je hoofd drukker dan noodzakelijk is. Laat het los. Ik weet het, dat is reuze makkelijk gezegd, maar oh zo moeilijk om te doen.

Misschien hoor je zo’n stemmetje in je hoofd dat je vertelt dat je nog meer moet doen, dat je het beter moet doen, dat je het niet kunt maken om nee te zeggen of om naar huis te gaan voordat het af is. Want wat zullen ze wel niet van je denken! Herkenbaar? Deze overtuigingen belemmeren je en ze staan verandering in de weg. Als je de stemmetjes nader onderzoekt door er even bij stil te staan, blijken ze vaak helemaal niet waar te zijn. Bevrijd je ervan om goed voor jezelf te kunnen zorgen en om te kunnen zorgen voor een goede werk-privé balans!

Meer tips of contact?

Ik ben Annemiek Tigchelaar van Werkdrukverlager. Ik gaf reeds coaching en training over efficiënt werken en grip op stress op vele basisscholen, middelbare scholen, Mbo’s en Universiteiten. Zoek je meer tips om zelf mee aan de slag te gaan, dan helpt mijn boek Grip op je stress je verder. Liever persoonlijk contact? Plan nu een afspraak in voor een vrijblijvende, online kennismaking, graag tot binnenkort!

* De enquête over werkdruk in het onderwijs is uitgevoerd in het najaar 2021 onder 71 werknemers uit het basis- voortgezet- en beroepsonderwijs. 80% van de respondenten was tussen de 30 en 60 jaar oud. De volledige onderzoeksresultaten zijn op te vragen via info@werkdrukverlager.nl.

Het bericht Onderzoek: zo verlaag je werkdruk in het onderwijs verscheen eerst op Werkdrukverlager.

Goed. Meer balans dus. De definitie van balans en zeker van balans in je werk is nog niet zo makkelijk te vinden. Balans is een evenwicht tussen…. tja tussen wat eigenlijk? Tussen leuke en minder leuke klussen of moeilijke en makkelijke taken? Vaak wordt een balans tussen energievreters en energiegevers aangehaald. Ook wordt de balans tussen werk en privézaken vaak genoemd, waarbij het idee is dat je minder tijd of energie in je werk stopt en je meer richt op privétijd. Niet zozeer voor huishoudelijke- of zorgtaken, maar vooral om meer tijd voor jezelf vrij te maken. Tijd om te sporten, tijd voor hobby’s, tijd voor persoonlijke verzorging of gewoon tijd voor ontspanning en rust.

6 Vormen van balans in je werk

In de afgelopen jaren ontdekte ik meerdere vormen van balans in je werk. Het zijn heel verschillende aspecten waar je naar kunt kijken als je meer balans zoekt in je werk.

1. Balans in moeilijk en makkelijk werk

Wat makkelijke klusjes zijn misschien lekker om de dag rustig mee te kunnen beginnen. Maar ben je er te lang mee bezig, dan dreigt je dag al gauw saai of eentonig te worden. Je haalt daar weinig voldoening uit. Heb je aan de andere kant een paar pittige klussen, dan is dat best lekker voor een tijdje. Even stevig kauwen en je grijze massa aan het werk zetten. Zijn de taken echter erg moeilijk of tijdrovend, dan kost je dat onevenredig veel energie, raak je gefrustreerd en word je wellicht onzeker. Het is van belang dat je werkt hebt dat aansluit bij jouw kennis en ervaring. En waarin een prettige afwisseling van uitdagingen zit.

2. Balans in je planning

Een té rigide of volle planning geeft je al gauw een benauwd gevoel. En de kans is groot dat je vastloopt, doordat je geen tijd meer over hebt voor ad-hoc zaken. Maar te weinig plannen geeft vaak het gevoel dat je dingen aan het vergeten bent en kan je onrustig maken. Of je begint te laat aan dingen waardoor je het niet op tijd afkrijgt.

Elske zocht me op om haar planning te verbeteren. Er stond nagenoeg niets in haar agenda ingepland en er kwam dan ook weinig uit haar handen. Ze miste overzicht in wat ze precies moest gaan doen en plande haar projecten niet goed in. Te weinig plannen maakte haar inactief. Echter een te volle planning gaf haar een benauwd gevoel. Het idee dat je hele dag zit dichtgetimmerd en alle werkzaamheden al vaststaan, gaf haar bij voorbaat al stress. Samen zochten we een balans in haar planning. Een manier om de belangrijkste zaken in de agenda op te nemen, maar voldoende ruimte over te laten voor onverwachte zaken.

3. Balans in ontspanning

Zeker met het thuiswerken hoor ik het vaak: de klusjes in huis vragen om je aandacht en leiden je af. Maar is het nou zo erg om tussen je werkzaamheden door even de wasmachine te starten? Nee, zeker niet. Even bewegen en weg van je werkplek zijn goed om je hoofd een moment van rust te bieden en kort te ontspannen. Echter, wanneer je merkt dat je wel erg vaak naar je wasmachine (of vaatwasser) wandelt, dan is er misschien sprake van uitstelgedrag of ben je een moeilijke klus aan het ontwijken. Herkenbaar? Zoek voor jezelf een goede balans tussen productieve ontspanning en lanterfanteren.

4. Balans in afwisseling

Er zijn weinig mensen die het leuk vinden om de hele dag dezelfde soort werkzaamheden uit te voeren. Ik kan me moeilijk voorstellen hoe je dat vol zou kunnen houden. Aan de andere kant zijn er ook weinig mensen die de hele dag kunnen schakelen van onderwerp naar onderwerp. Ze zijn er trouwens wel. Denk aan een receptioniste die veelvuldig wordt onderbroken in haar administratieve werkzaamheden. Maar je kunt je wel voorstellen dat dit vermoeiend is en dat geconcentreerd werken dan lastig is. Toch wisselen we zelf ook erg vaak van onderwerp, bijvoorbeeld als we tussendoor gauw naar onze e-mail kijken. Of als je onderbroken wordt in je denkwerk door je telefoon. Weg concentratie. Je hoofd is niet gemaakt voor al dat switchen. Zorg dus dat je je denkwerk in stilte en met volle aandacht kunt doen.

5. Balans in betrokkenheid

Ben jij zo’n ideale werknemer? Plichtsgetrouw, hart voor de zaak, zeg je niet gauw nee en werk je zonder morren over? Dan ben je waarschijnlijk inderdaad de ideale werknemer voor je werkgever, maar voor jezelf zit hier wel een prijskaartje aan. Ik zie dit erg veel bij medewerkers in de zorg of in het onderwijs, geen wonder dat hier zoveel mensen uitvallen. Werk je naar je eigen idee te veel of zou je je werk beter los willen kunnen laten? Misschien ben je dan té betrokken en is het tijd om te leren waar je grenzen liggen én te leren je daaraan te houden. Een beetje overwerken is trouwens heel normaal. Nederlanders werken gemiddeld 3 uur over per week, maar dit moet natuurlijk wel bij je passen en niet te gek worden. Betrokken zijn bij je werk is vaak fijn, het geeft aan dat je van je werk houdt, maar zorg ervoor dat je niet jezelf wegcijfert.

Astrid was de spil in het web op de financiële afdeling. Als ervaren senior had ze op alle vragen een antwoord. Iedereen wist haar daar dan ook altijd voor te vinden en ze stond voor iedereen klaar. Ze vond het heerlijk om iedereen te kunnen helpen, maar kwam hierdoor nauwelijks aan haar eigen taken toe. Ze ging uiteindelijk bijna onderdoor aan haar eigen collegialiteit, tot ze inzag dat ze hier het bedrijf en dus ook haar collega’s eigenlijk niet mee hielp.

6. Balans in je energie

De laatste vorm van balans is misschien wel de meest bekende. De balans tussen je energiegevers en energievreters. Oftewel de zaken in je werk die je leuk vindt, waar je van oplaadt, die je energiegeven. En de vervelende aspecten of rotklussen die je energie op slurpen. Als deze twee een negatieve balans hebben, loopt je batterij steeds verder leeg. De kans is groot dat je dat niet lang vol houdt en op den duur omvalt. Mooier is het natuurlijk als je energie in balans is op je werk. Uiteraard mag je moe thuiskomen, maar als je de hele avond alleen nog maar op de bank kunt liggen, is er iets niet goed. Uiteraard helpt het als er thuis ook meer energiegevers dan -vreters zijn, dan is ook je privéleven in balans.

Zoek jij een betere balans in je werk en zoek je daar hulp bij? Als stress coach help ik je graag met het zoeken naar manieren die voor jou goed werken.

Door: Annemiek Tigchelaar

Het bericht Zo vind je balans in je werk verscheen eerst op Werkdrukverlager.

Werklast, werkdruk of werkstress?

We spreken over werklast, werkdruk en werkstress. Voor de duidelijkheid zet ik de begrippen even op een rijtje.

Werklast: De objectieve, meetbare hoeveelheid werk die bij je functie hoort. Door verschillen in vaardigheden en werktempo verschilt de hoeveelheid werk die we per persoon kunnen verzetten.

Werkdruk: De druk die je ervaart bij het realiseren van je werkzaamheden, dus bij het uitvoeren van je werklast. Deze druk is sterk afhankelijk van je persoonlijkheid en kan van dag tot dag of van situatie tot situatie variëren.

Werkstress: De lichamelijk gevolgen van een te hoge werkdruk. Als je je extra inspant of als je iets spannends vindt, komen er stresshormonen vrij, zoals adrenaline en cortisol. Dit heeft lichamelijke gevolgen, bijvoorbeeld een hogere hartslag, meer zweten en een verhoogde bloeddruk. Gezonde stress is de spanning die je voelt voor bijvoorbeeld een examen, optreden of sollicitatiegesprek. Langdurig te veel stress kan schadelijk zijn voor je fysieke en/of mentale gezondheid. Je krijgt klachten als slecht slapen, hoofpijn, verminderde concentratie, emotioneler en dit kan leiden tot een burn-out.

Kortom als je veel werkdruk ervaart, heeft dat lichamelijke gevolgen oftewel werkstress.

Verschil werkdruk of werkstress?

In de praktijk worden de begrippen werkdruk en werkstress door elkaar gebruikt. Meestal wordt bedoeld het negatieve gevoel, fysiek of mentaal, dat je ervaart bij een te hoge werkdruk. Ik moet zeggen dat ik, als werkdrukverlager, meestal spreek over werkdruk, terwijl ik natuurlijk naar ook werkstress kijk.

Naar mijn idee spreken mensen vaak over werkstress, maar kunnen we het beter hebben over werkdruk. Want aan die werkdruk kun je wat doen (en aan de werklast uiteraard), terwijl werkstress daar slechts gevolgen van zijn. Als je dus prettiger wilt werken met minder druk en stress, kijk dan vooral naar je werkdruk!

Ik zeg altijd: er is een groot verschil tussen het druk hebben (werklast) en je druk maken (werkdruk). Veel mensen hebben het drukker dan nodig door bijvoorbeeld niet met de juiste dingen bezig te zijn of doordat er veel tijdvreters spelen. Daarnaast kun je je druk maken, waardoor zaken voor jou zwaarder aanvoelen dan wellicht nodig is. Simpel gezegd: hoe negatiever je bril gekleurd is waarmee je naar je werklast (of de wereld om ons heen) kijkt, hoe zwaarder je alles zal ervaren. Werkdruk is in beginsel niet meer dan negatieve gedachten in je hoofd. Het lukt je de ene dag nou eenmaal beter om zaken te relativeren of om sterker in je schoenen te staan, dan de andere dag.

De rode lijn bij je minder druk maken is dat je leert meer voor jezelf te kiezen en voor jezelf leert op te komen en dat je je minder laat leiden door wat (je denkt dat) anderen van je verwachten. Leer je dus minder druk te maken en je zal minder last hebben van werkstress!

Om de druk goed aan te kunnen en je stress de baas te blijven is het dus van belang om sterk in je schoenen te staan en om weerbaar te zijn. Mentale kracht wordt dat genoemd. Voor mentale kracht moeten je energiegevers en energienemers, zowel in je werk als thuis, met elkaar in balans zijn. Er is geen enkele baan die alleen maar energie geeft, maar als je baan vooral energievreet dan ga je er vroeg of laat aan onderdoor.

Door Annemiek Tigchelaar – deels uit het boek Grip op je stress

Het bericht Wat is werkdruk? verscheen eerst op Werkdrukverlager.