Grip op je e-mail Archieven - Werkdrukverlager

E-mail Ergernissen

Annemiek Tigchelaar — Mon, 14 Nov 2022 08:10:06 +0000

Een werkend leven zonder e-mail is nauwelijks voor te stellen. En hoewel het een heel handig communicatiekanaal kan zijn, zorgt het ook voor stress en ergernis. Ik help vele mensen met het op orde krijgen van hun e-mail en regelmatig bespreek ik waar mensen zich het meeste aan ergeren rond al die e-mail. De opvallendste zaken deel ik met je.

E-mail ergernissen top 5

Enkele jaren geleden ondervroeg ik ruim 500 mensen naar hu grootste E-mail Ergernissen. Zie hier de opvallende top 5.

Het ontvangen van onnodige, nutteloze berichten
E-mail verwerken tijdens bijvoorbeeld een vergadering
Eindeloos heen-en-weer mailen
Geen antwoord krijgen op een verzonden e-mail
Het ontvangen van e-mails met onduidelijke informatie of vragen

Onderbrekingen

Wat is eigenlijk het grote probleem mat e-mail? Opvallend genoeg is dat meestal niet de grote hoeveelheid e-mail die je ontvangt, zo zeggen mijn cursisten, maar vooral dat je veel tijd kwijt bent met het verwerken van al die e-mail. En daarnaast is het vervelend dat e-mail je regelmatig onderbreekt in je werk. Veel mensen geven aan last te hebben van onderbrekingen door collega’s die iets komen vragen, nieuwe e-mail of whatsappjes, chatberichten of door de telefoon.

De gevolgen van deze onderbrekingen zijn groot. Men geeft aan:

Ik heb het gevoel drie dingen tegelijk te doen;
Ik heb moeite me te concentreren;
Het lukt me minder om werkzaamheden af te ronden;
Ik kom onvoldoende aan mijn echte werk toe;

Door alle onderbrekingen neemt dus je productiviteit e blijft er meer werk liggen. Daarnaast voel je je bij het ontvangen van veel e-mail of berichten onrustig of gestrest. Zet dus gauw alle notificaties op je computer en telefoon uit en stop je onderbrekingen.

Minder e-mail ergernissen

Gelukkig kun je zelf veel doen om je e-mail ergernissen te verminderen. Zo kun je vaak zelf zorgen voor minder e-mail. Bijvoorbeeld door je af te melden voor reclame of nieuwsbrieven of door te zoeken naar een alternatief communicatiemiddel, zoals de telefoon. Ook zelf minder e-mail versturen of zelf duidelijke, korte berichten versturen, helpen je om minder e-mail te ontvangen.

Maar ook samen met collega’s kun je oplossingen zoeken voor minder en vooral beter e-mailgebruik. In veel bedrijven is er een onduidelijke e-mailcultuur. Het is verstandig om samen te bespreken hoe jullie met e-mail willen samen werken. Bedenk bijvoorbeeld: Hoe sturen we duidelijke berichten? Wie moet wat weten (dus wie neem je mee in de CC bijvoorbeeld)? Moet ik een antwoord sturen naar de afzenden of naar iedereen (gebruik het liefst nooit de knop Allen Beantwoorden)? Hoe snel moet je op een e-mailbericht reageren?

Zo ga je van E-mail Ergernissen naar E-mail Etiquette. Een mooi onderwerp om te bespreken op E-mailloze Vrijdag!

Wil jij ook minder e-mail ergernissen en weer Grip op je e-mail? Als E-mail Professional Organizer help ik je op weg!

Door Annemiek Tigchelaar

Het bericht E-mail Ergernissen verscheen eerst op Werkdrukverlager.

Ben jij een e-mailhoarder?

Annemiek Tigchelaar — Mon, 16 May 2022 06:35:59 +0000

E-mail is – ondanks bewegingen zoals We Quit Mail – echt een blijvertje in de wereld van de kenniswerker. Dat je er slim mee om moet gaan staat als een paal boven water: erin verzuipen is een reëel risico. Zeker omdat de hoeveelheid e-mails die wereldwijd worden verstuurd jaar na jaar toeneemt. Efficiënt kunnen werken met e-mail is dus een must, maar hoeveel e-mails mogen er eigenlijk in je inbox staan?

Naar aanleiding van de tweede Nederlandse Hoardingweek leek het mijn collega Karen Visser en mij interessant om te kijken naar de relatie tussen e-mail en bewaren. Dat onder e-mailgebruikers ook hoarding plaatsvindt, twijfelen we niet aan. Regelmatig komen we ze tegen tijdens trainingen en coachingstrajecten: mensen die triomfantelijk vertellen dat zij toch maar mooi dat ene mailtje uit 2015 nog hadden, toen de rest van de afdeling die afspraak met de leverancier nergens meer kon terugvinden. Of mensen die gewoon 80.000 e-mails bewaren, onder het motto ‘Weggooien kan altijd nog’ (maar dat doen ze niet!).

Wat is hoarding?

Wat is hoarding eigenlijk? Want iedereen bewaart toch wel e-mails, zou je zeggen. Dat hoeft niet echt een probleem te zijn. Als professional organizers hanteren we deze definitie:

Je verzamelt of bewaart ~~spullen~~ e-mails die in de ogen van anderen weinig of geen waarde hebben, op een dwangmatige manier. Afstand doen van die ~~spullen~~ e-mails lukt niet of nauwelijks, ondanks dat je ~~woonruimte~~ mailbox zo vol is dat hij niet meer ~~leefbaar~~ werkbaar is. De situatie is een enorme stressbron en beperking in je dagelijks leven.

We maakten een paar kleine aanpassingen in de definitie en je hebt er een beeld bij: een inbox met duizenden en duizenden e-mails, van onduidelijke status (wel of geen actie, wel of niet meer actueel?) en in het ergste geval ook totaal ongeorganiseerd. Dan spreken we over e-mailhoarding. Dat kán anders!

Archiveerbeleid

Wat niet meehelpt is dat het in de meeste organisaties niet helder is welke e-mails je moet bewaren. Misschien werk je in een organisatie waar de afdeling IT of de afdeling DIV hierover een duidelijke visie heeft: welke e-mails je hoort te bewaren, waar en hoe. Dergelijke duidelijkheid is prettig – al houdt lang niet iedereen zich aan dat soort afspraken, is onze ervaring.

Meestal laten organisaties het aan het beoordelingsvermogen van hun medewerker over: wat doe ik met e-mails en hoe sla ik ze op? Mappen of geen mappen, weggooien of op een gezamenlijke schijf opslaan: de keuzes zijn legio. Vaak is het gevolg dat je voor de zekerheid maar besluit om veel, heel veel e-mails te bewaren. Maar hoe gezond ga jij om met het bewaren van e-mail? Test jezelf met de test hieronder en kom erachter!

E-mailhoarding zelftest

Karen en ik ontwikkelden een zelftest voor wie wil weten of hij gezond omgaat met het bewaren van e-mail. Want alles bewaren is niet slim, maar alles weggooien kan ook een issue zijn! Je vindt de zelftest hier:

E-mail-hoarding ja of nee_een-zelftest(download)

Ben jij een Hyperarchiveerder, het type Ontplofte Bom of misschien iemand met Weggooi Angst? Leer de vijf types kennen in de zelftest! We leggen je de verschillende e-mailbewaartypes uit én geven je tips hoe hiermee om te gaan. Voor vragen kun je ons (jazeker…) gewoon mailen. 🙂

Door: Karen Visser en Annemiek Tigchelaar

Het bericht Ben jij een e-mailhoarder? verscheen eerst op Werkdrukverlager.

De handigste Outlook functies die je nog niet kende (of wel)

Annemiek Tigchelaar — Thu, 26 Nov 2020 12:32:12 +0000

Je e-mail gemakkelijk en snel verwerken, gaat het beste als je de mogelijkheden van Outlook ten volle benut. Outlook heeft veel handige functies, maar je moet ze maar net even kennen. Ik onthul er een paar voor je.

Maak je takenlijst zichtbaar onder je agenda

Het toppunt van overzicht: je agenda en je takenlijst in een oogopslag kunnen zien. Dat kan door onder je weekagenda je takenlijst zichtbaar te maken. Ga in Outlook naar je agenda en zet die op week. Selecteer in menu Beeld vervolgens Takenlijst vandaag en zet die op Normaal. Nu zie je onderin je agenda je takenlijst. Zorg ervoor dat je takenlijst op orde is en je aan je taken een passende einddatum hebt gekoppeld, dan zie je heel duidelijk wat je vandaag, morgen of de dagen erna moet doen.

Afspraken automatisch kleuren

Stel je maakt een nieuwe afspraak in je agenda aan, dan zou het makkelijk zijn als deze afspraak automatisch de gewenste kleur krijgt. Zo krijg je in je agenda meer overzicht. Outlook kan afspraken die een bepaald woord bevatten vanzelf een kleur geven. Woorden als ‘vergadering’, ‘privé’ of ‘klant’ zijn heel geschikt. Dat stel je in in menu Beeld, dan ga je naar Weergave instellingen en kies voor Voorwaardelijke opmaak. Kies voor Toevoegen en geef een naam en kleur in. Klik op Voorwaarde en geef een specifiek woord in. Je kunt meerdere woorden invoegen, scheid ze dan met een puntkomma.

CC-berichten in een andere kleur ontvangen

Een variatie op de vorige tip is dat je nieuwe e-mails die je ontvangt in een andere kleur kunt weergeven in je inbox. Als je in je inbox staat, ga je naar Beeld, dan ga je naar Weergave instellingen en kies voor Voorwaardelijke opmaak. Kies voor Toevoegen, geef een naam in en kies bij Lettertype voor een andere kleur. Klik op Voorwaarde. Vink het vakje ‘Ik ben’ aan en kies voor Ik ben een van meerdere personen op de CC regel.

Standaardteksten gebruiken

Typ je vaak dezelfde stukken tekst? Sla ze dan op en gebruik ze gemakkelijk een volgende keer. Open een nieuwe e-mail en typ een stuk tekst. Selecteer de tekst en ga naar Invoegen. Selecteer Snelonderdelen en klik op Selectie opslaan in galerij Snelonderdelen. Kies in een nieuwe e-mail uit de standaardteksten in je galerij.

Zet alle notificaties uit

Waarschijnlijk mijn meest favoriete tip: zet alle notificaties uit die je ziet of hoort als je een nieuw e-mailbericht ontvangt. Zo werk je een stuk rustiger. Ga via Bestand naar het menu opties (altijd interessant om eens door dit menu te wandelen). Kijk onder E-mail bij Ontvangst van bericht en vink alle opties uit.

Snelle stappen

Heb je al geëxperimenteerd met Snelle stappen? Veel mensen zijn er dol op. Het is een middel om een soort sneltoetsen te maken voor het afhandelen van jouw e-mail. Zo maak je een sneltoets voor het verplaatsen van je mail naar een map. Of om van een e-mail een taak of agenda item te maken. Probeer het eens, het wijst zichzelf.

Gebruik regels

Van regels maken in Outlook heb je vast al eens gehoord. Hoe zat het ook al weer? Stel je wilt nieuwsbrieven of reclamemails die je ontvangt automatisch verplaatsen naar een map, dan stel je een regel in. Ga op de e-mail staan, klik op de rechtermuisknop en selecteer Regels en vervolgens Regel maken. Vink het vakje Van…. aan en kies onderaan de juiste map. Easy!

Snel opruimen met de map Archief

De snelste manier om je inbox op te ruimen? Maak één map, bijvoorbeeld Archief 202x, en sleep alle mails uit je inbox waar je niets meer mee hoeft te doen naar die map. Meestal kun je alle mails ouder dan twee weken verslepen. Dat ruimt lekker op! Misschien heb je liever meer mappen? Dat mag natuurlijk, maar dit scheelt je veel tijd en zoekwerk, want je weet nu precies in welke map je e-mails zitten ;). In deze blog lees je meer over je inbox snel opruimen.

Meer inspiratie nodig om handig te werken met Outlook? Bekijk onze mogelijkheden rond persoonlijke coaching.

Door Annemiek Tigchelaar

Het bericht De handigste Outlook functies die je nog niet kende (of wel) verscheen eerst op Werkdrukverlager.

De gouden regel voor grip op je e-mail

Annemiek Tigchelaar — Wed, 18 Nov 2015 16:01:59 +0000

Met het ontvangen van zo’n 50 tot 100 e-mails per dag, ontvang je al gauw honderden e-mails per week. Als je dat even niet bijhoudt of als je op vakantie bent geweest is dat snel een onoverzichtelijke lijst. Al vanaf 15 e-mails in je inbox verlies je overzicht op berichten. Tijd dus om schoon schip te maken en je inbox leeg te maken. Deze stappen helpen je naar een lege inbox in Outlook.

De AAA-regel

Bij elke ontvangen e-mailbericht sta je voor de keuze wat je er mee wilt doen. Gelukkig is het aantal beschikbare keuzes beperkt. Er zijn maar drie mogelijkheden. Bedenk bij elk ontvangen e-mailbericht welke optie passend is:

1) Afdanken – delete direct nutteloze e-mails

2) Archief – e-mail die je wilt bewaren sla je op in de juiste map, of in 1 map Archief

3) Actie – e-mail die een actie vergen organiseer je in je takenlijst of agenda

Deze vuistregel heet de AAA-regel en is door de drie a’s makkelijk te onthouden! Hoe sneller je besluit welke A van toepassing is op je e-mail, hoe sneller je je e-mail verwerkt.

Nu de volle inbox aanpakken

Zo pak je stap voor stap je inbox vol e-mails aan:

1) Met berichten ouder dan twee weken hoef je waarschijnlijk niets meer te doen. Selecteer alle berichten ouder dan twee weken en sleep ze naar de map Archief of maak voor deze opruimactie een map ‘Oude inbox’. In deze map kun je alle berichten weer terug vinden, mocht dat nodig zijn.
– Klik op Ontvangen om de oudste berichten bovenaan in de inbox te plaatsen.
– Selecteer het bovenste bericht.
– Scroll naar beneden naar een bericht van twee weken geleden.
– Houd SHIFT ingedrukt terwijl je dit bericht aanklikt.
– Nu zijn alle berichten ouder dan twee weken geselecteerd en kun je ze naar de juiste map slepen.

2) De overgebleven berichten in je Outlook inbox zal je handmatig moeten opruimen. Hierbij kan het prettig zijn om het leesvenster aan te zetten. Hierdoor hoef je niet elk bericht te openen om de inhoud te kunnen zien, maar zie je direct de tekst van het bericht. In het menu ga je naar Beeld > Leesvenster > kies voor Rechts of Onder

3) In het postvak IN staan de berichten normaal gesproken geselecteerd op Ontvangen. Door te spelen met de weergave (staat standaard op Datum) kunnen de berichten handig worden gesorteerd op Van of Onderwerp. Zo kun je gemakkelijk alle berichten van één afzender of met één onderwerp bij elkaar zetten, selecteren en verwerken. Zo selecteer je in één keer bv alle berichten van Facebook, een collega of over een bepaald onderwerp.
Misschien vind je het handig om hierbij het ‘Weergeven in groepen’ aan te zetten. Hierdoor krijgt je Postvak diverse kopjes met daartussen lege regels (bijvoorbeeld: Datum: vandaag; Datum: gisteren, enz.). Dit maakt de lijst soms beter leesbaar. Ga in het hoofdmenu naar Beeld > Rangschikken op en vink Weergeven in groepen aan.

4) De resterende berichten zal je stuk voor stuk moeten doorlopen. Gebruik daarbij de AAA-regel.

Heb je een zetje in de goede richting nodig of wil je je e-mailvaardigheden verbeteren? Bekijk onze mogelijkheden rond Grip op je e-mail trainingen.

Door Annemiek Tigchelaar – deels uit Grip op je e-mail.

Het bericht De gouden regel voor grip op je e-mail verscheen eerst op Werkdrukverlager.

Stop onderbrekingen: zet meldingen Outlook uit

Annemiek Tigchelaar — Tue, 07 Jul 2015 14:06:04 +0000

Op een gemiddelde dag worden we tientallen keren onderbroken van ons werk. Om gestoord van te worden! Hoewel zulke verstoringen soms best lekker zijn – iedereen heeft immers wel eens behoefte aan een break – vormen ze een grote aanslag op je concentratie en productiviteit. Want wist je dat elke afleiding, zelfs al is het een hele kleine interruptie, je al snel 10 minuten van je tijd kost? Zoveel tijd heb je nodig om weer terug te keren naar het concentratieniveau van voor die onderbreking. 10 minuten! Ja, en nou hoor ik je denken “maar ik werk heel geconcentreerd hoor!”. Nou, laat het in jouw geval 5 minuten per onderbreking zijn. Hoe vaak wordt je onderbroken op een dag? Bijvoorbeeld door e-mails, appjes, een telefoontje of een collega die iets komt vragen? Dat is al snel zo’n 30 keer per dag. 30 keer maal 5 minuten… dan kosten die onderbrekingen je 150 minuten, dus 2,5 uur aan concentratie per dag! Wil je dus productief werken? Zorg dat je grip houdt op het aantal onderbrekingen en afleidingen.

E-mail is verslavend

Wie is de baas over jouw e-mail? Regeert de e-mail jou? Als ik de verhalen om mij heen zo aan hoor is dat wat er veelal gebeurd. De e-mail pliept en hop daar gaat je aandacht naar het zojuist ontvangen bericht. Deels uit nieuwsgierigheid, maar ook omdat het idee hebt dat het wel eens een belangrijk mailtje zou kunnen zijn waar direct jouw reactie op gewenst is. Dit kan je het gevoel geven belangrijk, onmisbaar of waardevol te zijn (dit klinkt niet zo aardig, maar dat gebeurd er wel in je hoofd). Hierdoor hou je dit gedrag ook in stand: bij een volgend mailtje kijk je weer snel, want de ander zit vast op een reactie van jou te wachten! Zo raak je steeds verslaafder aan je e-mail.

Grip op je e-mail

Een van de grootste stoorzenders op de werkplek is e-mail. Wil je rustig kunnen werken, dan is het vervelend om regelmatig een melding te krijgen dat je nieuwe e-mail hebt ontvangen. Je aandacht gaat dan eventjes naar de e-mail en je bent niet langer gefocust op de taak waar je mee bezig was. Zelfs als je onverwoestbaar probeert door te werken, ben je toch al afgeleid. Misschien zelfs zonder dat je het door hebt. Maar… hoe moet het dan? Je kunt je e-mail toch niet negeren? Nee, en dat hoeft ook niet. Maar laat e-mail jou liever storen wanneer het jou uitkomt en niet wanneer de verzender dat wil.

Pak liever enkele vaste momenten per dag om jouw e-mail te checken. Bijvoorbeeld aan het einde van elke werkdag of direct na je lunchpauze. Maak je je zorgen dat je iets dringends mist? Niet nodig! Als iets écht dringend is, zal de verzender jou heus wel bellen. Zet dus alle alarmsignalen in Outlook (of andere mailprogramma’s) uit en bepaal zelf wanneer jij aandacht aan jouw e-mail wilt besteden.

Zo zet je de melding van nieuwe e-mail uit in Outlook

Ga naar Bestand
Klik op Opties
Kies E-mail
Zet onder ‘Ontvangst van bericht’ alle vier de vinkjes uit
Klik op OK

Kijk ook eens welke piepjes en alarmsignalen je op je smartphone kunt uitzetten. En stel bijvoorbeeld in dat jouw e-mail en sociale media niet op je openingsscherm zichtbaar zijn, maar pas op het tweede of derde scherm. Je zult er dan minder vaak naar kijken!

Heb je een zetje in de goede richting nodig? Bekijk onze mogelijkheden rond Grip op je e-mail trainingen.

Door Annemiek Tigchelaar

Het bericht Stop onderbrekingen: zet meldingen Outlook uit verscheen eerst op Werkdrukverlager.