Blogs

Inspiratie voor grip op je tijd stress en e-mail

Gek van je e-mail? Zorg samen voor minder e-mail

In mijn trainingen en workshops hoor ik vaak maar één ding: “we worden in dit bedrijf gek van de e-mail!”. Wat kun je nou samen doen om de stroom aan e-mail in te dammen en Outlook beter te beheersen? Want ach, hoe moeilijk kan t nou zijn om efficiënt te e-mailen? “Een paar mapjes maken en mijn e-mail opruimen, dat lukt me nog wel.” misschien zijn dat jouw eerste gedachten als het gaat om efficiënt e-mailen of een e-mailtraining? E-mail gaat echter over veel meer dan alleen over e-mail.

Bron van ergernis

E-mail is niet alleen een bron van ergernis, het is ook een grote tijdvreter. Bovendien veroorzaakt het ontvangen van veel e-mail ook meer stress. Daarnaast ontvangen leidinggevenden significant meer zakelijke e-mails dan niet leidinggevenden en zijn zij meer tijd kwijt met het beantwoorden van deze e-mails. Dat is een van uitkomsten van recent onderzoek van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO) (onderzoek uitgevoerd in opdracht van NBPO door PanelCllix in november 2017 onder 524 werknemers in Nederland. Kijk voor meer informatie over de NBPO op www.NBPO.nl.). In veel organisaties is de e-mailcultuur scheef gegroeid. Door de laagdrempeligheid van het medium wordt e-mail veel vaker ingezet dan nodig, worden en te veel CC-berichten verstuurd en komt men niet meer toe aan mondeling overleg.

Dit maakt e-mail zo moeilijk

  • Archiveren Om je e-mail goed op te kunnen ruimen, zou je moeten weten wat je precies moet bewaren. En om efficiënt te kunnen werken, oul je informatie moeten kunnen terug vinden. Makkelijker gezegd dan gedaan. Is het voor jou helder wat je moet bewaren? Wie wat archiveert? En waar (op de server, in een documenten systeem of in het e-mailprogramma)? En hoe (digitaal of op papier, als word of pdf bestand, al dan niet beveiligd en onder welke naam)? En voor hoelang? Kortom archiveren roept vaak veel vragen op.
  • Plannen Veel van de ontvangen e-mail bevat een opdracht voor jou. Het is een actie of taak. E-mail gaat dus ook over timemanagement: overzicht genereren in je werkzaamheden, prioriteren en het inplannen van je taken. Handig kunnen werken met een takensysteem en je agenda horen daarbij. Om je e-mail af te kunnen handelen zou je daar tijd voor moeten reserveren, maar hoe vaak en hoe veel op een dag?
  • Gedrag Daarbij gaat e-mail ook over gedrag. Laat jij je geregeld afleiden door je e-mail? Zap jij van e-mailbericht naar e-mailbericht? Of stel je het behandelen van lastige mails uit? Welk gedrag zou jou helpen om efficiënt met je mail om te gaan?
  • Communicatie Uiteraard gaat e-mail ook over communicatie. Hoe wil je met anderen communiceren? Welke alternatieven zijn er voor handen en welk middel past het beste bij welke boodschap? Hoe snel dien je te reageren op een e-mailbericht? Wie moet wat weten, oftewel wie moet er een CC krijgen? Hoe zorg je voor vriendelijke berichten? En hoe zorg je ervoor minder e-mail te ontvangen?
  • Techniek Ten slotte is er een stukje technische kennis nodig om optimaal met e-mail om te kunnen gaan. Kennis van Regels maken, AutoArchiveren, kleuren gebruiken en sneltoetsen. Maar eigenlijk valt dit in het niets bij het bovenstaande!

Zo zorg je samen voor minder mail

Genoeg geklaagd. Tijd voor oplossingen. Wat te doen met collega’s die je overstromen en e-mails? Mails die bot of kortaf zijn of juist ellenlang? Onduidelijke e-mails of CC-berichten? Bij prettig samenwerken hoort ook prettig samenwerken per e-mail. De oplossing ligt eigenlijk voor de hand: bespreek het e-mailgedrag en de gewenste overlegcultuur. Maak samen afspraken over het juist gebruik van e-mail en de juiste manier van overleggen en elkaar informeren.

1) Zorg voor duidelijke afspraken rond e-mail en communicatie.

E-mail is snel en laagdrempelig. Als niet duidelijk is hoe iets gecommuniceerd moet worden of aan wie dan ‘gooien we het even over de mail’. Uit onduidelijkheid ontstaat veel e-mail. Stop met het versturen van nutteloze informatie. Maak afspraken over:

  • welk communicatiemiddel gebruiken we waarvoor. Bedank voor je een bericht verstuurd of e-mail echt het beste middel is.
  • wie moet waarvan op de hoogte worden gehouden (stop CC en BCC berichten).
  • wie bundelt en borgt de informatie / via wie loopt de communicatie.
  • zijn er alternatieve middelen mogelijk, zoals samenwerken in Trello of Asana?

Laat het onderwerp e-mail geregeld terug komen in werkoverleggen en voed elkaar op als het niet naar wens gaat. En uiteraard is het invoeren van een E-mailloze Vrijdag een goed idee om de (mondelinge) discussie op gang te brengen!

2) Zorg voor een opgeruimd archief

Het eindeloos rondsturen van documenten geeft niet alleen overvolle inboxen, maar ook het risico van diverse versies van een document.

  • bewaar geen documenten in je e-mailmappen, maar voor iedereen vindbaar in het archief, op de server of in het DMS (documenten systeem bv Sharepoint)
  • stuur intern geen documenten rond, maar meld waar ze op de server te vinden zijn.
3) Zorg voor een prettige e-mailcultuur

E-mail is uitgevonden voor het delen van korte informatie en het stellen van korte vragen. Gebruik het ook daarvoor. Outlook is niet geschikt voor het voeren van discussies, voor het bespreken van pijnlijke of gevoelige zaken of voor het delen van veel informatie.

  • zorg voor vriendelijke, duidelijke en liefst korte berichten.
  • voorzie alle mails van een onderwerp, aanhef en prettige handtekening.
  • maak duidelijk wat je van de ander verwacht (ter info, input of instemming) en voor welke datum je een reactie verwacht.
  • maak elkaar niet gek met te snel antwoord geven op mails, hierdoor ontstaat een haast cultuur! Binnen één dag reageren is echt snel genoeg. Is er sneller een antwoord nodig, pak dan de telefoon. Laat het onderwerp e-mail geregeld terug komen in werkoverleggen en voed elkaar op als het niet naar wens gaat!
  • Zorg dat iedereen over goede Outlook vaardigheden beschikt om efficiënter met e-mail te werken.
4) Voed elkaar op

Eenmaal afspraken gemaakt over e-mail is het de kunst elkaar daaraan te houden.

    • onduidelijk bericht ontvangen = terug naar afzender.
    • CC bericht ontvangen = ter informatie, niet op reageren.
    • documenten ontvangen per e-mail = terug naar afzender.
    • te laat reactie ontvangen (na aangegeven datum) = jammer dan.
    • enz….

Heb je een zetje in de goede richting nodig? Bekijk onze mogelijkheden rond Grip op je e-mail trainingen.

Door Annemiek Tigchelaar

Deel dit bericht:
Annemiek TigchelaarGek van je e-mail? Zorg samen voor minder e-mail