Blog

Heel Holland Mailt

E-mail is niet alleen een bron van ergernis, het is ook een grote tijdvreter. Bovendien veroorzaakt het ontvangen van veel e-mail ook meer stress. Daarnaast ontvangen leidinggevenden significant meer zakelijke e-mails dan niet leidinggevenden en zijn zij meer tijd kwijt met het beantwoorden van deze e-mails. Dat is een van uitkomsten van recent onderzoek* van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO).

 

Genoeg geklaagd. Tijd voor oplossingen. Wat te doen met collega’s die je overstromen en e-mails? Mails die bot of kortaf zijn of juist ellenlang? Onduidelijke e-mails of CC-berichten? Bij prettig samenwerken hoort ook prettig samenwerken per e-mail. De oplossing ligt eigenlijk voor de hand: bespreek het e-mailgedrag en de gewenste overlegcultuur. Maak samen afspraken over het juist gebruik van e-mail en de juiste manier van overleggen en elkaar informeren.

 

E-mailcultuur

In veel organisaties is de e-mailcultuur scheef gegroeid. Door de laagdrempeligheid van het medium wordt e-mail veel vaker ingezet dan nodig, worden en te veel CC-berichten verstuurd en komt men niet meer toe aan mondeling overleg. Om de grote hoeveelheid e-mailberichten een halt toe te roepen, is duidelijkheid van groot belang. Duidelijkheid in wie over een onderwerp ge├»nformeerd dient te worden, zodat niet iedereen ‘voor de zekerheid’ in de CC wordt meegenomen. Duidelijkheid bij wie je moet zijn met een vraag, zodat je die niet aan vijf mensen hoeft te stellen. Duidelijkheid in wanneer je een reactie kunt verwachten, zodat je geen herinnering hoeft te sturen. Of duidelijkheid in wat je dient te archiveren en in welk programma, zodat niet iedereen 10.000 e-mailberichten in honderden mapjes bewaart.

 

Mag het wat minder?

Samen zorg je voor minder e-mail. Bespreek met elkaar:

  • Welk communicatiemiddel gebruiken we waarvoor, wanneer gebruiken we e-mail wel of juist niet;
  • Wie moet waarvan op de hoogte worden gebracht;
  • Waanneer je je CC-berichten gebruikt, en wanneer niet;
  • Intern liever geen bijlagen versturen, maar melden waar de documenten te vinden zijn;
  • Bevorder het gebruik van het intranet voor het delen van algemene mededelingen of informatie;
  • Houd je e-mail kort en krachtig. Maak duidelijk wat je van de ander verwacht (ter info, input of instemming) en voor welke datum je een reactie verwacht;
  • Spreek af dat bedank e-mailtjes niet nodig zijn, maar probeer elkaar persoonlijk te bedanken;
  • Maak ook afspraken over leesbevestigingen en out-of-office reply’s;
  • En maak elkaar niet gek met te snel antwoord geven op mails, hierdoor ontstaat een haast cultuur! Binnen een etmaal reactie geven is echt snel genoeg en anders zoek je een alternatief, zoals de telefoon.

Laat het onderwerp e-mail geregeld terug komen in werkoverleggen en voed elkaar op als het niet naar wens gaat. En uiteraard is het invoeren van een E-mailloze Vrijdag een goed idee om de (mondelinge) discussie op gang te brengen!

 

* onderzoek uitgevoerd in opdracht van NBPO door PanelCllix in november 2017 onder 524 werknemers in Nederland. Kijk voor meer informatie over de NBPO op www.NBPO.nl.

Deel dit bericht:
Annemiek TigchelaarHeel Holland Mailt